Bir İcraya İş Raporu Nasıl Yazılır

Şirket yöneticileri, bir departman veya etkinlik içindeki süreçleri ve protokolleri daha iyi anlamak için raporları kullanır. İş raporları çok özel inceleme alanlarını kapsar. Bir iş raporunu üst seviyeye yazmaktan korkutucu gelse de, bazı standart kurallara uymak, rapor yazarının anlamlı bir belge oluşturabilmesi için yolda kalmasına yardımcı olur.

Office Şablonlarını Kontrol Edin

Bazı işletme organizasyonlarında, şirket standartlarına özel raporların nasıl yazılacağına ilişkin şablonlar veya yazım kılavuzları vardır. İlgili bir şablona erişiminiz olup olmadığını bir danışmana danışın. Bir şablon gerekli verileri tamamlarken bölüm bölüm gitmeyi kolaylaştırır. Mevcut bir şablonunuz yoksa, rapor için bir şablon olarak temel yönergelere bağlı kalın.

Genel olarak konuşursak, iş yazışması blok biçimlendirmesini kullanır, böylelikle bölümler sol kenar boşluğuna hizalanmış sayfadan aşağı akacaktır. Courier veya Times New Roman gibi okunması kolay fontları kullanın ve font boyutunu 12'ye getirin. Daha uzun raporlar kapak sayfası ve içindekiler tablosundan yararlanır.

Raporun Amacı

Raporun bu bölümünde bir gazeteci gibi düşünün. Kitlenizi ve raporun amacını düşünün. Yürütücünün konunun ne olduğunu kolayca anlayabilmesi için, raporun amacını tanımlayan açık bir şekilde rapora başlık verin. Amacı daha ayrıntılı tanımlamak için ilk paragrafı veya ikisini kullanın. Raporun hedeflerini belirtiniz. Örneğin, "Site Konumlarında Güvenlik Protokolünün Uygulanmasının Özeti" başlıklı bir raporun birkaç amacı olabilir. Bu hedefler arasında "mevcut güvenlik protokolünü gözden geçirmek, endişeleri belirlemek ve gelişmiş eğitim ve güvenlik rehberleri için hedefler tanımlamak" bulunabilir.

Arka Plan Verilerini Gözden Geçirme

Her hedefle ilgili arka plan üzerinde ayrıntılı bilgi vermek için bir paragraf alın. En son olay raporları, müşteri geri bildirimleri veya çalışan anketleri dahil, elinizde bulunan tüm verilere bakın. Güvenlik raporu örneği için, bilinen istatistikler de dahil olmak üzere mevcut şirket güvenliği ile ilgili geçmiş verilerinizi inceleyin. Uygunsa, endüstri standartlarını dahil edin. Var olan veya yeni düzenlemelerden alıntı yapın ve saha konumları için mevcut eğitim ve protokolleri tartışın. Şirketin veya departmanın ne yaptığını, en iyi uygulamanın ne olmayabileceğini ve neyin yanlış olabileceğini tartışın.

Potansiyel Çözümleri Tartışın

Çözüm varsa, bunları açıklayan bir paragraf harcarsınız. Mesleki Güvenlik ve Sağlık İdaresi (OSHA) tarafından sunulan yeni bir güvenlik sınıfı, yerinde bir atölye olarak mevcut olabilir. Güncellenmiş ilkyardım kitleri ve iyileştirilmiş ilk müdahale protokolü departman güvenliğini artırmaya yardımcı olabilir. Bunlar, sektörünüzdeki özel sektörde sorunlara çözüm önerebilecek alanları nasıl arayacağınıza dair birkaç örnektir.

Temel Fikirleri Özetle

Raporun tamamını, amaçlarını ve olası çözüm yollarını özetleyen bir paragraf, yöneticilerin dokümanı ilgili bilgiler için taramasını kolaylaştırır. Bu paragrafın özlü olması ve potansiyel çözüm veya iyileştirmelerle ilgili olarak raporun amacını yinelemesi gerekir.

Belirli bir dili kullan

Genel olarak, yöneticiler alt satır fikirleri sever ve çiçekli dil için zamanları yoktur. Çözümlerinizi tartışırken düşüncelerinizle ilgili olsa da, açıkça duygusal bir dil kullanmaktan kaçının. Örneğin, " İlk yardım sınıfları endüstrimizdeki ciddi yaralanmaları azaltır " derken, " İlk yardım sınıflarına kesinlikle ihtiyaç var çünkü iş arkadaşlarım ne yazık ki onsuz ölecekler " arasında bir fark var . Mümkün olduğunda, fikirleri desteklemek için gerçeklere bağlı kalın.

Çalışanların ne yaptığı hakkında karar vermekten kaçınmak da önemlidir. Yanlış bir şeyi işaret etmek bir şeydir, ancak yargıda bulunmak konuşmanın verimli değişime doğru ilerlemesine yardımcı olmaz. Bir kez daha, gerçekleri mümkün olduğunca nesnel bir şekilde aktarmaya çalışan bir gazeteci gibi düşünün.