Toplantı İsteme ve Düzenleme Yönergeleri

Üretken ve amacını yerine getirmek için toplantı istemek ve düzenlemek için yönergeleri izleyin. Bir toplantı isteği, bir e-posta veya takvim davetiyesi yoluyla yapılmalıdır. Kuruluşun yazılımını veya alıcılara sunulan ortak bir uygulamayı kullanarak davetiyeyi göndermek için bir bilgisayar programı seçin. Örneğin, Microsoft Outlook, Apple'ın iCal ve Google Takvim’inde toplantı davetiyesi gönderme seçenekleri vardır. Davet, toplantının amacını, zamanını, yerini ve katılımcılarını belirtmelidir.

Hazır ol

Bir gündemdeki ana noktaları ve hedefleri ana hatlarıyla açıklayarak toplantınızı önceden planlayın. Chargris Press'e göre bilgilerinizi toplantıda iletmek için gerekliyse bildiri veya sunum hazırlayın. Herhangi bir bildirinin veya sunumun kopyalarını alın, böylece davet edilenler ilgili tüm bilgileri hatırlayabilir. Bir defter ve kalem getirin. Toplantıya katılanların genellikle soruları ve fikirleri vardır. Toplantı sırasında sahip olduğunuz her türlü soruyu, yanıtı veya düşünceyi takip etmek için düşüncelerinizi not alın.

Kesmeyin

Bir katılımcı yorum yaptığında veya bir sorusu varsa, cevabınızı, kişi bitene kadar bekletiniz. Kibarca cevap verdiğinizden emin olun, çünkü katılımcı Psikoloji Gününe göre sunumdan bir şeyleri kaçırmış veya tam olarak anlamamış olabilir. Soruları yakanlardan ziyade ellerini toplayan katılımcılardan gelen soruları yanıtlayın ve toplantıyı sonlandıran yorumlar varsa, sohbeti hedef ve ana konuya yönlendirin. İnsanlar genellikle sıkı bir programa dahil olduklarından, toplantıyı yolunda tutun ve zamanında ve zamanında bitirin. GovLeaders.org’a göre çoğu toplantı bir saatten uzun sürmemelidir.

Telefona Cevap Verme

Katılımcılar odaya girdiklerinde, cep telefonlarını susturmalarını ve sizinkini kapatmalarını isteyin; böylece toplantı sırasında hiç kimsenin dikkatinin dağılmaması için. GovLeaders.org’a göre, dikkat dağıtıcıları toplantıları daha uzun sürebilir, soruları cevaplamaya veya sunum yapmaya çalışırken e-posta veya çağrı alabilir. Cep telefonları ve e-posta iletişim kurmanın etkili bir yolu olsa da, siz bir grup insana hitap ederken etkili değillerdir.

özetlemek

İnsanların toplantıdan neleri uzaklaştırmasını istediğinizi özetleyerek ve hedeflerinize ulaşmak için sizin veya katılımcılarınızın atması gereken adımları listeleyerek toplantıları tamamlayın. Mümkünse, her katılımcının bir hedefe ulaşmasına yardımcı olacak bir şeyden sorumlu olması gerekir. GovLeaders.org'a göre, her birinin rolünün ne olacağını, bireyin görevinin ne zaman bitmesi ve kiminle uyması gerektiğini açıklayın.