İdari Asistan Kullanım Kılavuzu Nasıl Yazılır?

Bir yönetici asistanı, ofis malzemelerini stoklarla tutarak, randevu ve toplantıları planlayarak ve gerektiği gibi telefona cevap vererek yöneticilerinizi ve diğer personelinizi yolunda tutar. İşletmeniz için çalışan yönetici asistanları, yalnızca onlar için yazdığınız kullanım kılavuzu kadar iyidir. Bu kılavuz şirketinizin beklentilerini detaylandırıyor ve iklim ve kültürü açıklıyor. Bunu, belirli görevlerin nasıl yerine getirileceğini ve davranış kurallarını belirleyeceğini açıklamak için kullanın.

Kullanım kılavuzu için bir kapak sayfası hazırlayın. El kitabına "Yönetici Asistanı El Kitabı ve El Kitabı" gibi basit bir başlık verin. İşletmenizin adını ve adresini kapak sayfasına ekleyin.

İkinci sayfada bir içindekiler tablosu oluşturun. Kılavuza dahil edeceğiniz tüm konuları "Telefona Cevap Verme ve Mesaj Alma", "Dikte ve Transkripsiyon" ve "Ofis Malzemeleri Sipariş Etme" gibi listeler. Listelediğiniz konular idari asistanların sorumluluklarına bağlıdır. Görevlerin yerine getirilmesine ilişkin talimatlara ek olarak, "Devam Etmeme Politikası", "Aralar", "Yararlar ve Maaşlar" ve bir asistanın çalışan olarak ihtiyaç duyacağı diğer ilgili bilgiler gibi içerikleri de içerir.

Her konu için bir başlık oluşturun.

Madde işaretli veya numaralı bir liste kullanarak her görev için adımları listeleyin, böylece asistanlar görevin ilerleyişini net bir şekilde görebilirler. Görevle ilgili önceden hiçbir bilgi olmadığını varsayalım; örneğin, asistana bir belge yazması için kelime işlem programını açmasını söyleyin.

Her görevin nasıl gerçekleştirileceğini açıklamak için açık bir dil kullanın. Örneğin, asistanlara telefona nasıl cevap verebilecekleri konusunda talimat vermek için “Telefona 'Merhaba! [İşletme Adı]' nı aradığınız için teşekkür ederiz. Bu [adınız]; size nasıl yardımcı olabilirim?” Diyerek yanıtlayın. Mesaj alırken veya aramayı başka bir kişiye aktarmadan önce, aramadan toplamaları gereken bilgileri listeleyin. Örneğin, asistan arayanın adını, aradığı yeri ve aramanın amacını almalıdır.

Kullanım kılavuzunu kaydedin ve yazdırın. Kağıtların sol tarafına delik açın, ardından ciltleyiciye yerleştirin.

İhtiyacınız olacak ürünler

• Bilgisayar ve kelime işlem yazılımı

• Yazıcı

• kâğıt

• Delik delme

• 2 inç 3 halkalı bağlayıcı

Bahşiş

• Bilgisayarınızda kayıtlı kullanım kılavuzunun yedek bir kopyasını saklayın, böylece gerektiği şekilde revize edip yeniden yazdırabilirsiniz.

Sekreterler ve İdari Asistanlar için 2016 Maaş Bilgileri

ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu'na göre, sekreterler ve idari asistanlar, 2016 yılında yıllık ortalama 38.730 dolar kazandılar. Düşük uçta, sekreterler ve idari asistanlar 30.500 dolarlık yüzde 25'lik bir maaş aldı, bu da yüzde 75'inin bu miktardan daha fazla kazandığını gösteriyor. Yüzde 75'lik maaş 48.680 dolar, yani yüzde 25 daha fazla kazanıyor. 2016 yılında ABD'de 3.990.400 kişi sekreter ve idari asistan olarak istihdam edildi.