Acil İletişim Prosedürleri

Acil bir durum yalnızca işinizi veya tüm ülkenizi etkilese bile, iletişim kurmanız gereken kişilere ulaşmanıza olanak tanıyan iletişim prosedürleri uygulamanız gerekir. Prosedürleriniz, çalışanların ve ortaklarla acil durumun onları nasıl etkilediğini doğrulamanıza ve operasyonları sürdürmenize yardımcı olmak için ihtiyaç duydukları bilgileri vermenize olanak sağlamalıdır. Açık prosedürler, acil durum müdahalenizi etkili kılmanıza yardımcı olur ve çalışanlarınızın her birinin acil durumlarda sorumluluklarını bilmelerini sağlar.

Operasyonel Rolleri Belirleyin

Acil durum iletişimi için temel işlevler, acil durum bildirimi ve ilgili kişilerle iletişimdir. Prosedürlerinizde, acil durum ilan eden ve çalışan grupları, müşteriler, tedarikçiler, makamlar ve kamuoyu ile iletişim kurmaktan sorumlu olan kişileri belirleyen bir ana irtibat noktası belirlemelisiniz. Her rolün bir birincil adayı ve bir alternatif listesi olması gerekir. Alternatiflerin rolü, listede yer alan asıl kişinin veya alternatifin gerekli işlevi yerine getirip getiremediğini doğrulamaktır. Değilse, alternatif devralmak zorundadır.

Kime Ulaşacağınızı Belirleyin

Sorumlu kişiler acil durum ilan ettiklerinde, belirlenen iletişim çalışanları hedefleriyle iletişim kurmalıdır. Çalışanlar, müşteriler ve tedarikçilerle iletişim kuranlar, alternatif telefon numaraları ve e-posta adresleri de dahil olmak üzere tüm iletişim bilgilerine sahip olmalıdır. Yetkililere ulaşanlar, ilgili acil durum servislerinin, polis ve hükümet temsilcilerinin telefon numaralarına sahip olmalıdır. Halkla iletişim kuranlar, uygunsa basın konferanslarını arayabilmeli ve yerel medya kuruluşlarının iletişim bilgilerine sahip olmalıdır. Prosedürleriniz, bu bilgileri nasıl sakladığınızı detaylandırmalı, güncellemeli ve ihtiyaç duyan çalışanlar için erişilebilir kılmalıdır.

Detaylı Ekipman ve İletişim Yöntemleri

Kime başvuracağınızı bilmenin yanı sıra, prosedürleriniz belirlenmiş çalışanlara iletişimin nasıl başlatılacağı konusunda rehberlik etmelidir. Sabit hatlar kendileri olan çalışanlar için ve yetkililer ve medya için güvenilirdir. Alternatif olarak cep telefonu aramaları, e-posta ve kısa mesajlar bulunur. Sonuncusu bazen mobil sesli arama sistemi aşırı yüklendiğinde de gider. Bazı çalışanlara sosyal ağlardaki mesajlarla ulaşabilirsiniz. Amaç, her çalışanla iletişim kurmak ve çağrıların ve elde edilen bilgilerin kaydını tutup kaydetmektir.

İletişim Kurmanız Gereken Gerekenleri Listele

Acil durum iletişim prosedürleriniz neyin iletileceğini belirtmek zorundadır. Çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler için durumlarıyla ilgili ayrıntılara ihtiyacınız var ve onlara şirketin ne yaptığını bildirmeniz gerekir. İşlemleri alternatif bir konumda ayarlıyorsanız, onlara bilgi vermeniz gerekir. Yetkililer için amaç, onlara şirketin durumunu ve yardıma ihtiyacınız olup olmadığını bildirmektir. Medya için, onlara neler yaptığınızı ve neler olduğunu bildirmek, kamuoyunu bilgilendirmeye yardımcı olur ve çalışanların aksi durumda kesilmesine yardımcı olabilir.