Çalışma Sayfasında Dört Tür Veri

Küçük bir anne-baba operasyonu için çalışırken veya dev, çok uluslu bir firmaya ait olsanız da, elektronik tabloların işletmeniz için paha biçilmez bir araç olması muhtemeldir. Tüm şirketler çeşitli veri türlerini, müşteri listeleri, envanter, alacak hesapları, pazarlama kişileri ve daha fazlasını yönetir. E-tablolar, bilgileri bir çalışma sayfasına (tek bir sekme veya bir e-tablo dosyasının "sayfası") girmeyi ve sunum ve analiz için bilgileri değiştirmeyi kolaylaştırır. Pek çok farklı türde veri (ve bunları karakterize etmenin birçok yolu) olmasına rağmen, işiniz muhtemelen veri yönetiminiz için dört temel bilgiye dayanır.

Dolar, Dolar, Dolar!

Bir işletme için gelen ve harcadığınız parayı takip etmekten daha önemli ne olabilir. E-tablolar, işletmenizin içindeki ve dışındaki para hareketlerini görüntülemek ve analiz etmek için ideal araçlardır. Çalışma sayfanızın bir bölümünü biçimlendirebilir - sütunları, satırları veya bir hücre aralığını seçin - sayısal girişleri parayı temsil eden olarak tanımak için. Yazılımınız para girişleri için seçtiğiniz formatı otomatik olarak uygular; örneğin, girdiye bir dolar işareti uygulamak ve sentleri temsil etmek için iki ondalık basamakla görüntülemek. Görünümü, örneğin ABD doları dışında bir para birimi seçerek ya da büyük dolar miktarları için kullanılabilecek sent girişlerini ortadan kaldırarak değiştirmenin birçok yolu vardır.

Numaraları Yönetme

İşletmeler paranın yanı sıra çok sayıda sayısal verinin kaydını tutarlar. Bazıları basit sayılır, şirket filosundaki araç sayısı veya müşterilerinizin her birinin telefonla iletişim kurma sayısı gibi şeyler. Diğer numaralar, müşteri telefon numaraları veya personelinizin Sosyal Güvenlik numaraları gibi daha temsilidir. Bazı işletmeler, enlem ve boylam alanları veya kongre bölge numaraları gibi daha özel sayısal verilerin listesini tutmaya ihtiyaç duyarlar.

E-tablonuz bu sayı türleri için de sayısız biçimlendirme seçeneği sunar. Sayıların virgülle veya onsuz olarak veya uygun şekilde tire ve parantez ile standart bir stille görünmesini sağlayabilirsiniz. Telefon numaralarınızın parantez içindeki alan koduyla, örneğin, uygun yerlere kısa çizgiler eklemek için Sosyal Güvenlik numaralarının görünmesini isteyebilirsiniz.

Veri Türü Olarak Metin

Müşteri adları, ürün açıklamaları, şehirler, ülkeler, e-posta adresleri - bunların tümü ve daha fazlası - elektronik tablolara düzenli olarak metin biçiminde girilir. Metin, tartışmasız bir veri şeklidir. Örneğin, e-tablonuz neredeyse anında uzun bir ad listesini alfabetik olarak sıralayabilir, çünkü metin girişlerini veri olarak algılar ve bunları uygun şekilde işleyebilir.

Metin giriş alanlarınıza dikkat edin. Örneğin, müşteri adlarını soyadlarından ayrı bir alana girmek isteyebilirsiniz. Bu, listeyi ad veya soyadına göre alfabetik olarak sıralamanızı kolaylaştırır. Benzer şekilde, tam bir adresin tek bir hücreye girilmesi, bu parametreler üzerinde hızlı sıralama yapabilmek için adresi Şehir, Eyalet ve Posta Kodu gibi ayrı alanlara bölmek kadar yararlı olmayabilir.

Bahşiş

• Tarihler metin biçiminde veya standartlaştırılmış bir sayısal biçimde yazılabilir. Bir veri alanını veya çalışma sayfanızdaki bir hücre aralığını tarih girişi olarak tanımlarsanız, elektronik tablonuz sayısal ve metin gösterimleri arasında kolayca ileri geri dönebilir.

Çalışma Sayfası Formülleri

Veriler olmasa da, tam olarak, formül girme yeteneği, elektronik tablolarda veri yönetiminin önemli bir özelliğidir. Satışların nerede arttığını ve nerede düşüştüklerini görmek için binden fazla ürünün her biri için son beş yılın satışlarını gözden geçirmenin istendiğini hayal edin. Böyle bir işi el ile yapmak, haftalar olmasa da günler alır ve inanılmaz bir tedium içerir. Ancak, iyi hazırlanmış bir formülle veya ikiyle, bir elektronik tablo görevi saniyeler içinde yönetebilir.