İşyerinde İletişim Problemine Örnekler

İşyerindeki iletişim sorunlarının moral, verimlilik ve bölümlerarası çalışma ilişkileri üzerinde olumsuz etkileri olabilir. Kontrol edilmediğinde, devam etmekte olan iletişim sorunları potansiyel olarak kârı kesebilir, ciroyu artırabilir ve şirketin kamu imajını olumsuz yönde etkileyen hatalara neden olabilir. Yaygın sorunları tanımak ve ele almak, sorunları çözülmeden önce sorunların üstesinden gelebilir. Yaygın işyeri iletişim problemlerini izleyin ve bunları hızlı bir şekilde çözün.

Tamamen İletişim Kurmada Başarısızlık

Metin ve e-posta yoluyla hızlı yanıtların hakim olduğu bir işyerinde, ayrıntılar kaybolabilir, gözden kaçabilir veya yanlış anlaşılabilir. Bir e-postadaki bir dizi soruya “evet” cevabı net değildir. Bir dokümanı inceleyip incelemediğiniz sorulduğunda “Tamam” cevabı, dokümanın nerede bulunduğu, ne tür bir inceleme istendiği veya düzenlemelerin ne zaman yapılması gerektiği sorusunu ele almaz.

Çözüm: E-posta isteklerini açık ve ayrıntılı hale getirin ve yanıtların eksiksiz ve kapsamlı olmasını sağlayın. Gönder tuşuna basmadan önce kendinize sorun:

• Her soruya eksiksiz cevap verdim mi?

• E-postamı okuduktan sonra alıcının herhangi bir sorusu olacak mı?

Başkasının Topa Sahip Olduğunu Varsaymak

Bir grup beyin fırtınası oturumunun, bir grup e-postasının veya bir grup projesinin parçası olduğunuzda, başkasının bir görevi üstlendiğini varsayma potansiyeli her zaman vardır. Herkes bir başkasının işleri idare ettiğini varsaydığında top kaçınılmaz olarak düşürülür ve bu da parmakla işaret etmeye, suçlamaya ve kaçırılan sürelere yol açar.

Çözüm: Herhangi bir grup dinamiğinde, tartışma veya tartışmaların bitiminde rolleri belirleyen ve netleştiren bir nokta kişi olması gerekir. Kimin ne yaptığını ve ne zaman grup girişimlerini kolaylaştırdığını açıklayan bir grup e-postası.

Öz Düzenleme Başarısızlığı

Kendi kendini düzenleme hem yazılı hem de sözlü olarak öğrenmek için iyi bir işletme tekniğidir. Neyi yazmak üzere olduğunuzu veya söyleyeceğinizi düşünmemek, düşüncelerinizi tam olarak ifade etmediğiniz veya düşünceleriniz olmadan tepki verdiğiniz, bu da duygularınızı ve yanlış anlamaları inciten yol açtığınız için iletişimin bozulmasına neden olabilir.

Çözüm: Gönder tuşuna basmadan önce, içeriği, imla, dilbilgisi ve geçerliliğini kontrol edin. Ardından, alıcının kelimelerinizi yanlış anlayamamasını sağlamak için tonunuzu kontrol edin. Isıtılmış bir ortamda konuşurken, kelimelerinizi dikkatlice seçin ve yüksek sesle söylemeden önce en az bir kez zihinsel filtrenizden geçirin.

Hazırlıksız Olmak

Bir toplantıya geç kalmak veya bir son teslim tarihine yaklaşmak ve hazırlıksızsanız, onu kanatlamak için cazip gelebilirsiniz. Hazırlıksız olduğunuzda, hatalar, yanlış anlamalar ve hatta bir projenin veya görevin yanlış yönlendirilmesi oluşabilir.

Çözüm : Organize ve hazırlıklı olun. Olmazsa, duvara bir fikir atmak ve yapışmasını ummaktan daha fazla zamana ihtiyacınız olduğunu kabul etmek daha iyidir.

Yanlış İletişim Aracını Kullanma

Bir e-postanın uygun olduğu zamanlar ve bir telefon görüşmesi veya şahsen görüşmenin daha uygun olduğu zamanlar olabilir. Durumu yanlış değerlendirmek ve yanlış aracı seçmek, iletişimde bozulmaya neden olabilir ve karışıklık, yanlış anlama ve incinme duyguları yaratabilir.

Çözüm: Her gün duyarsız bilgiler gönderiyorsanız, e-posta iyidir. Yapışkan bir durum karşısında yanlış bilgi edinmeye çalışıyorsanız, bir telefon görüşmesi veya Skype oturumu daha etkili bir ileri-geri alışverişi sağlar. Kötü haberler veriyorsanız veya ciddi ya da tartışmalı bir tartışma yaşıyorsanız, şahsen bir yaklaşım en iyi seçimdir. Beden dilini okumanızı, mizacınızı ölçmenizi ve kişisel iletişim kurmanızı sağlar.

Oversharing

Bazen konuşmadan önce konuştuğumuzda abartırız. Diğer zamanlarda, dedikodu yaparız ve uygunsuz bilgileri değiştiririz. Bazen dikkatsizlik kişisel ya da hassas bilgilerin paylaşılması ya da serbest bırakılmasıyla sonuçlanır - bir meslektaşınızın bir müşteriyle ilgili olarak çürütücü şartlarda konuştuğu bir e-posta görüşmesinde yanlışlıkla “herkese cevap ver” ya da “ilet” seçeneğini tıkladığınız bir senaryo düşünün.

Çözüm: İşyerinde gizlilik ihtiyacını vurgulayın, kapalı kapılar ardında hassas toplantılar yapın, e-postaya yüksek derecede gizli veya hassas bilgiler koymaktan kaçının ve yollarda dedikoduları durdurun.

Kolaylaştırılmış ve etkili iletişim en baştan başlar. Halihazırda en iyi uygulamalara sahip bir iletişim politikanız yoksa, bir tane oluşturun ve onu oryantasyon ve personel eğitimi etkinlikleri için kullanın. Ayrıca, bazen zayıf iletişimin sonucu olarak ortaya çıkan bir sorunun etkisiz iş uygulamaları, zayıf organizasyon veya yetersiz zaman yönetimi becerileri olabileceğini düşünün. İletişim problemlerini suçlamadan önce, etkili operasyonlardaki bozulmaların diğer nedenlerini değerlendirin.