İş e-postaları yazmak için görgü kuralları

E-posta, işletme uzmanlarına elektronik bilgi alışverişinde kolay ve hızlı bir yol sağlar. İş dünyasında her türlü yazılı yazışmada olduğu gibi, e-postaların profesyonelce oluşturulması ve biçimlendirilmesi gerekir. Her ne kadar bu gelişmiş iletişim şekli hızlı mesajlaşmayı teşvik etse de, görgü kurallarına uymak için zaman ayırmamak süpervizörünüzle sizi sıcak suya götürebilir.

Konu Satırlarını Kullan

Purdue Üniversitesi'ne göre, her zaman e-postanızın konusunu içeren konu başlığını doldurun. Bu, alıcılara e-postanızın ne hakkında olduğunu ve okumak zorunda oldukları düzinelerce (veya yüzlerce) e-postanızı okumaya nasıl öncelik vermeleri gerektiğini bilmelerini sağlar. Ayrıca, alıcılarınızın belirli bir konuda sizden bir e-posta için endişeyle beklediğini düşünmelisiniz, ancak, e-postanızın bir konu satırı olmadığı sürece, onu açmayı bilmeyebilirler.

Profesyonel Ton Ayarla

E-postanızın tonu her zaman profesyonel olmalıdır. Inc.com'daki Haziran 2010 tarihli bir makalede önerildiği gibi, şaka yapmayın veya alay kullanmayın, modaya uygun argo veya jargondan kaçının ve eğlenceli veya şirin olmaktan kaçının. Bir işletme e-postasında gülen yüzleri ve diğer ifadeleri eklemek uygun değildir. E-postayı gönderdiğiniz kişiyi tanısanız bile, diğer e-postalarınızı kaç kişinin görebileceğini bilmiyorsunuz.

Uygun Selamlamalar

El yazısıyla yazılmış bir harfle yazdığınız gibi e-postanızda uygun ifadeleri kullanın. Purdue University, “Günaydın” gibi sıcak bir karşılama ile alıcılara hitap etmelerini ve e-postayı “Saygılarımızla” veya “Teşekkürler” ile göndermelerini tavsiye eder.

Profesyonel Yazı Tiplerini Kullan

E-postanızda kullandığınız yazı tipi sizi yansıtıyor. Dalgalı veya kabarcıklı harflere sahip yazı tipleri gibi çizgi film görünümlü yazı tipleri, göndericiyi iletişimin profesyonelliğini azaltan çocukça görüyor. Yazı tiplerini profesyonel tut. Wellesley College'a göre, iş amacıyla kullanılacak en iyi fontlar Times New Roman, Arial ve diğer kitap basım fontlarıdır.

Ek olarak, yazı tipini değiştirmekten kaçının, böylece çevrimiçi iletişimde bağırıyormuş gibi yorumlandığından, tüm büyük harflerle yazılmalıdır.

E-posta adresinizi doğrulayın

İmla hataları, noktalama hataları ve diğer gramer veya teknik hata türlerini içeren e-postalar göndermek profesyonelce değildir. Bu tür hatalar, yeterli yazma beceriniz yokmuş gibi görünmesini sağlar. Yanlış yazılan sözcükleri düzeltmek için e-posta programınızın yazım denetimi özelliğini kullanın ve "Gönder" düğmesine basmadan önce kompozisyonunuzu her zaman prova edin.