Dosya Dolabında Belgeleri Dosyalamanın Farklı Yolları

Önemli iş kayıtlarınıza hızlı erişim, verimliliği artırır ve ayrıca vergi denetiminde hayatta kalmanıza yardımcı olabilir. Belgeler için bir dosya dolabı sistemi tasarlarken dikkat edilmesi gereken en önemli iki husus günlük ve uzun vadeli bilgi ihtiyaçlarınızdır. Ancak, evrak dosyalama sisteminiz o kadar karmaşık olmamalıdır ki eğer ofisiniz uygun bir şekilde kullanamıyorsa hiç kimse.

Alfabetik Dosyalama Sistemi

Belgelerinizi alfabetik olarak doldurmak, basit ve zamanlanmış bir sistemdir. Her dosya klasörünün adı, her belgenin adına karşılık gelir. Pek çok işletme, klasörleri her bir alfabetik başlık altında ayırmak için sekmeli asılı asma dosya klasörleri veya sağlam önceden basılı dosya çekmecesi ayırıcılar kullanır. Alfabetik bir sistemin bir dezavantajı, çok sayıda belgeyi takip etmek için bir endekse sahip olmanın gerekli olmasıdır.

Kategori Dosyalama Sistemi

İş bölümlerinizi ve işlevlerinizi kategori dosyalama sisteminin temeli olarak kullanın. Personel, finans, yönetim, pazarlama ve müşteri verileri gibi dört veya beş ana işlevle başlamayı düşünün. Kategorik bir sistemle, mevcut personel ve etkin olmayan personel gibi alt başlıkları dahil edebilirsiniz. Finans kategorinizi giderlere ve gelirlere veya alacak ve ödemelere ayırabilirsiniz.

Tarih Tabanlı Dosyalama Sistemi

Belgelerinizi tarihe göre dosyalamak, belirli bir zamanda oluşturulan bilgileri bulmanıza olanak sağlar. Yıllık dosya bölümleri, tarih tabanlı bir dosyalama sisteminin temelidir ve yılın her ayı bu sistemin bir alt bölümüdür. Bu yöntemle, işletmeler genellikle en yeni dosyaları hem yıllık hem de aylık bölümlerin önünde tutarlar. Bu sistemi kullanırken, hangi belgelerin hangi ay ve yıla karşılık geldiğini izlemek için bir sistem kurmalısınız.

Sayısal Dosyalama Sistemi

Genellikle faturalar gibi numaralandırılmış belgeler üreten işletmeler, genellikle atanan belge numaralarını kullanarak dosyaları depolayan sayısal bir dosyalama sistemi oluşturur. Bu dosya sistemiyle, kritik bir öğe her dosya dolabı çekmecesini içerdiği sayı dizisiyle etiketler. Bu sistem aynı zamanda hızlı erişim için bir dizin gerektirebilir.

Çoklu Dosyalama Sistemlerinin birleştirilmesi

Basit alfabetik, kronolojik veya kategorik dosyalama sisteminin ortak dezavantajları belgelerinizin alınmasını engelleyebilir. İstenilen verimliliği elde etmek için, işletmeler genellikle iki veya daha fazla dosyalama sisteminin öğelerini birleştirir. Alfabetik veya tarih alt bölümleri oluşturarak kategorik bir sistemi geliştirebilirsiniz. İşletmenizin ana işlevlerine uyan alt konular veya kategoriler kronolojik bir dosyalama sisteminin verimliliğini artırabilir.

Düşünülmesi gereken şeyler

Hangi sistemi uyguladığınıza bakılmaksızın, mevcut ve sık kullanılan belgeleri referans için alıkoyduğunuzdan ayırmak için arşivlenmiş bir belgeler alanı oluşturmayı düşünün. İş güvenliği ve felaket kurtarma için, önemli yasal, sözleşme ve vergi belgelerinin asıllarını güvenli bir tesis dışı depolama tesisinde tutmak isteyebilirsiniz. Hızlı referansı kolaylaştırmak için bu belgeleri tarayın. Dijital sürümlerinize yetkisiz erişimi şifreler ve şifreleme ile sınırlayın.