Bir fatura nasıl çizilir

Birçok küçük işletme sahibi için, faturalandırma, bir bandajın sökülmesi gibi hızlı bir şekilde en iyi şekilde yapılan idari bir görevi temsil eder. Faturalandırma, ödeme elde etmek için gerekli olabilir; alacaklar ile açık hesapları ödenen işe çeviren evraklar, bazen çevik girişimcileri, kurumsal bürokrasinin yavaş ilerleyen dünyasına maruz bırakır. Faturanın ilk kez doğru şekilde düzenlenmesi, gecikmiş A / R veya satıcıdan düzeltilmiş bir faturanın yeniden gönderilmesini talep etme riskini azaltmaya yardımcı olur.

1.

Şirketiniz için standart bir fatura geliştirin. Kullanılacak tek bir doğru şablon yoktur - Microsoft, örneğin Office.com'dan birkaç farklı tasarım sunar - ancak tasarımın ödeme yapan tarafından istenen tüm verileri içerdiğinden ve okunması kolay olduğundan emin olun.

2.

Fatura tarihini ve fatura numarasını ekleyin. Ayrıntılı numaralara ihtiyacınız olmasa bile, daha büyük şirketler hangi faturaların ödendiğini izlemek için onlara güvenir.

3.

Şirketinizi tanımlayan bilgileri sağlayın. Örneğin, çekin ödenmesi gereken kişi veya şirketi, uygun bir posta adresiyle tanımlayan bir "havale" satırı ekleyin. Herhangi bir tanımlayıcı veri ekleyin - örneğin satıcı numaraları, vergi numarası verileri, adres bilgileri ve sözleşme numaraları - mükellefin faturanın geçerliliğini değerlendirmesine yardımcı olur.

4.

Fatura ettiğiniz işlemle ilgili bilgileri özetleyin. Örneğin, şirketin satın alma siparişine yanıt olarak widget gönderdiyseniz, varsa ürünün sevkiyat takip numarası da dahil olmak üzere şirketin PO numarasını ve ürünün gönderildiği tarihi ekleyin.

5.

Ödeme yapmak istediğiniz ürünleri listeleyin. Bir miktar, birim fiyat ve nihai uzatılmış fiyat ile birlikte her bir masrafın doğru ve açıklayıcı bir açıklamasını ekleyin. Mükellefin ürünlerin dekontunu çapraz referans almasına izin vermek için katalog numaraları veya evrensel ürün kodları gibi benzersiz tanımlayıcıları sağlayın. Servisleri ayrıntılı olarak belirtiyorsanız, servisin mahiyetini ve faydalı olması durumunda, şirketin ücretinin doğruluğunu onaylayabilecek ilgili kişiyi açıklayın.

6.

Tüm öğelerin alt toplamını faturalandırılmış olarak hesaplayın.

7.

Herhangi bir düzeltmeyi alt toplamda (yüzde indirim, vergiler, nakliye veya faiz gibi) işleme koyun ve sonra faturalandırılabilir bir toplamı sunun. Vergileri değerlendiriyorsanız, ödeyicinin vergiden muaf olmadığından ve yasal olarak izin verildiğinden ve işletmenizin konumuna ve faturalandırdığınız işletmeye bağlı olarak satış vergileri tahsil etme yükümlülüğünüz olduğundan emin olun.

8.

Ödeme koşullarını belirtin. Ticari faturaların çoğu "net 30" dır, bu da faturanın alınmasından sonraki 30 gün içinde tam olarak ödenmesi gerektiği anlamına gelir. Bazı küçük işletmeler, 15 gün içinde ödeme yapmak için yüzde 5 indirim gibi teşvikler sunmaktadır. Henüz sözleşme kapsamında değilse, fatura şartlarının açıkça tanımlandığından emin olun.

Gerekenler

• Faturalayacağınız tüm öğelerle ilgili doğru kayıtlar

Bahşiş

• Tek bir satıcı için farklı işletme birimlerinin açık faturanızın farklı bölümlerini onaylayıp onaylamayacağını belirleyin. Öyleyse, onay sürecini kolaylaştırmak için birkaç küçük fatura göndermenin daha mantıklı olup olmadığını araştırın ve herhangi bir sorunun açık A / R grubunun tamamında ödemeyi geciktirme riskini azaltın.

Uyarılar

• Bazı büyük şirketler gelen faturaları sayısallaştırır. Bilgisayar zorunlu alanları özlüyorsa, ödeme önemli ölçüde gecikebilir. Bu nedenle, her zaman bilgisayar tarafından oluşturulan veya daktilo edilmiş faturaların gönderilmesi ve şirketin belirli veri unsurları veya formatları gerektirip gerektirmediğini belirlemek için müşteriye danışmak her zaman ihtiyatlıdır. Müşterinizin faturalandırma sistemine uymak, kendi şablonunuzla çelişse bile, bazen hızlandırılmış nakit kayıtlarına dönüşür.
• Gümrükten kurtulması gereken Amerika Birleşik Devletleri'ne geçen öğeleri belgelemek için ABD Gümrükleri ve Sınırları Uygulaması ile belirtilen gereklilikleri izleyin.