Toplantı Gündeminde Odak Noktası Nedir?

Toplantılar, yenilikçi fikirlerin doğduğu dinamik toplantılar olabilir. Ayrıca, katılımcılar zaman kaybetmiş ve hiçbir şey yapmamış gibi hissederek uzaklaştığı için, öfkelerini çabucak teşvik edebilirler. Küçük işletme sahibi olarak, toplantıyı dinamiğe ve sinir bozucu durumdan uzağa yönlendirmek sizin görevinizdir. Bunu yapmak için, "Forbes" e göre gündemi hazırlamak için harcadığınız zamanı iki katına çıkarmalısınız. Gündem işçiliğinizin bir parçası olarak, toplantınızın içeriğini ve yönünü şekillendiren odak öğeleri oluşturmanız gerekir.

Örgütsel Önemi

Gündem maddesi, eylem maddesi veya konu olarak da bilinen bir odak maddesi, bir toplantı sırasında göz önünde bulundurulması veya tartışılması planlanan bir öğedir. Bir toplantı gündemi, odak maddelerinin bir listesidir, onları sunmaktan veya tartışmaktan sorumlu katılımcılar ve kendilerine ayrılan zaman miktarıdır. Stratejik olarak gündemde örgütlenen odaklanma maddelerinin düzeni toplantı yapısının genel bir incelemesini sunar. Örneğin, ilk odak noktası tartışılan ilk nokta olurken, son odak noktası toplantı sona ermeden önce ele alınan son sayı olacaktır.

Eylem Vurgu

Odak öğeleri, üyelerin nelerin başarılması gerektiğini anlamalarına yardımcı olmak için eylem fiilleriyle başlamalıdır. Örneğin, yalnızca "etkinlik konuk listesini" listelerseniz, katılımcılar konuk listesini inceltiyorsanız, inceliyorsanız, seçiyorsanız veya düzeltiyorsanız bunu bilemez. Bunun yerine, "Etkinlik konuk listesine oy verin" yazın. Bu, odak noktasını daha net hale getirir ve toplantı katılımcıları ne bekleyeceğini bilir.

Odak Öğelerini Seçme

Odak öğelerinize karar vermeden önce, toplantı kapanışında ne yapmak istediğinizi belirleyin. Toplantınızın hedeflerini öğrendikten sonra, bunları başarmanıza yardımcı olacak odak öğeleri geliştirebilirsiniz. Odak öğeleri aramak için iyi yerler, son toplantıdaki tutanakları ve katılımcılardan gelen geri bildirimleri içerir. Potansiyel odak öğeleri listesini geliştirdikten sonra, öğelerin ilişkili olduğundan ve tüm katılımcıları içerdiğinden emin olun. Olmazlarsa, katılımcıların odaklanmış ve dahil olmalarını sağlamak için birden fazla toplantı yapmayı düşünün.

Hazırlıklı olmak

Toplantı gündeminize bir odak öğesi koyarsanız, seçilen destekleyicinin, gerekli destekleyici malzemeleri toplayarak ele almaya hazır olduğundan emin olun. Örneğin, odak noktanız "Finansal raporları onayla" olarak belirtiyorsa, toplantıda raporların yanınızda olması gerekir. İşletme sahibi olarak, her katılımcının toplantıdan birkaç gün önce gerekli destek malzemelerine erişebildiğini doğrulayarak iyi bir toplantınız olmasını sağlayabilirsiniz.