İK Müdürü İçin Dosyalama Sistemi

İnsan kaynakları müdürüyseniz, düzenli ve verimli bir dosyalama sistemine sahip olmak, işleri hızlı bir şekilde bulmakla ilgili değildir; Kritik kayıtların bakımı ve saklanması yasa ile zorunludur ve bilgileri doğru şekilde saklamazsanız küçük işletmeniz sorumlu olabilir.

organizasyon

İK, bir kuruluşun her üyesinde dosya bulundurmalıdır. Belirli bilgilerin ayrı ayrı depolanması gerektiğinden - personel dosyasına tıbbi bilgiler eklenemez, örneğin - her çalışan için birden fazla dosya gerekir. Yüksek hacimli dosyaları etkin bir şekilde yönetmek için, İK dosyalama sistemi, standart formatlama ve farklı bilgi setleri için farklı dolaplar kullanarak isme ve konuya göre açıkça düzenlenmelidir.

Kayıtları Tutma

Eyalet yasalarına göre kayıtları sakladığınızdan emin olmak için şirket politikalarınızı gözden geçirin. Dosyaları nereye saklayacağınıza karar verin. Sonlandırılan çalışanların kayıtlarını belirli bir süre boyunca saklamanız gerekir, ancak bu dosyaları düzenli aralıklarla kullanmanız olası değildir. Yerden kazanmak için eski çalışan belgelerini siteden bir depolama veya arşiv hizmetiyle yerleştirmeyi düşünün. Kolay erişim için kayıtların bulunduğu kutunun sayısını referans alarak arşivlenmiş kayıtların veritabanını saklayın. Her kutudaki kayıtların yaşıyla ilgili verileri saklayın ve kayıtları yasal gerekliliklerin veya kuruluşunuzun imha politikasını aştığında parçalanmaları için yıllara göre gruplayın. Organize bir sistemde kalmamak organizasyon için gereksiz depolama ücreti anlamına gelir.

ilgi

İK yöneticileri beklenmeyenleri beklediklerini biliyor. Olağandışı durumlar İK'da çok yaygındır, işletme web sitesi HR.BLR.com, tatil için zaman ayırmak için jüri görev çağrısı yapan çalışan gibi, tuhaf olaylara adanmış bir "İK Garip Ama Gerçek" bölümüne sahiptir. yanlışlıkla İK'nın sesli postasında uyuşturucu anlaşması kaydeden işçi. Garip durumlar zaman zaman kaybolabilir, ancak bu, diğer olağan dışı olaylardan bilgilerinizi güncel bir sorunla başa çıkamayacağınız anlamına gelmez. Bir konu tekrarlandığında çarkı yeniden icat etmemeniz için belirli konular, tartışmalar ve komiteler hakkındaki konu dosyalarını saklayın. Kuruluşunuz ilke kılavuzlarını bir sonraki güncellediğinde değiştirilmesi gereken önemli konulardaki dosyaları saklayın. Malzemenin hala alakalı ve yasal olarak uyumlu olduğundan emin olmak için dosyaları düzenli olarak inceleyin.

Elektronik depolama

İK departmanlarının çoğu İK bilgi sistemi içerisinde elektronik veri depolamasına geçmiştir. Bu bilgileri, belgeleri kaydederken ve verilerin erişmesi için verileri mantıksal bir biçimde sakladığınız şekilde koruyun. Elektronik dosyaları, kağıt dosyalara ilişkin kategorilerle açık ve tutarlı bir şekilde etiketleyin, böylece eski ve gereksiz bilgilerin sistemi yavaşlatmaması için kayıtların kolayca bulunabilmesi ve verilerin periyodik olarak gözden geçirilmesi. Elektronik verilerinizi, raporları gerektiği gibi çalıştırabilecek şekilde düzenleyin.

Güvenlik

İK kayıtları çoğunlukla doğada hassastır ve gizlilik yönetmelikleri tarafından korunmaktadır. Kritik bilgileri güvenli bir şekilde saklayın; böylece erişim yalnızca bilgileri görüntüleme iznine sahip olan çalışanlarla sınırlandırılır. Herhangi bir çalışanın erişiminden, etkinliklerinden veya kayıtlardaki değişikliklerden haberdar olmak için, bir elektronik iz veya bir kağıt çıkış günlüğü gibi izleme sistemleri kurun.