Etkili İletişimin Faktörleri

Küçük bir işletme sahibi olarak, altı mil yüksekliğindeki günleriniz olacak ve sıkıcı günleriniz olacak - her dakika zevk alacağınız günler, ve öğleden sonra saat 2: 00'de bitmek istediğiniz günler. Küçük işletme sahibi olarak günlük yaşam, öngörülebilir olması için güvenebileceğiniz tek şey, çalışanlar, müşteriler, satıcılar, satış temsilcileri, topluluk grupları, devlet memurları ve toplam yabancı Kelimelerle iletişim kurma kabiliyetine güvenilecek ve değerlendirileceksiniz - sözlü olarak sözlü olarak yazdığınızlar, ayrıca kısa mesajlarda, reklamlarda ve sosyal medya yayınlarında ve ayrıca e-postalarda, mektuplarda ve sunumlarda yazdıklarınızda.

Kendinizi “ana iletişimci” olarak düşünmeyebilirsiniz - belki de yakın değil. Ancak, etkili bir şekilde iletişim kurma yeteneğinize çok bağlı olduğundan, iletişim becerilerinizi cilalamanız zorunludur - en azından çoğu zaman anlamanıza yardımcı olacak akıllıca bir yatırım ve çevrenizdekileri anlayın. Bu alıştırmayı doğru şekilde tamamlamak için, etkili iletişimi teşvik eden bazı faktörler şunlardır:

• En baştan alın ve tüm iletişim biçimlerinde yer alan adımlar hakkındaki bilginizi yenileyin.
• Aktif dinlemenin değerini benimseyin.
• Etkili iletişimin önündeki engelleri değerlendirin, böylece üstesinden gelebilirsiniz.

Bunu yapmak sizi küçük işletme evreninizin efendisi olarak hizmet etmek için ihtiyaç duyduğunuz boşluğa ve güvene batırır.

İletişim Sürecini Takip Edin

Bir işletme sahibi olarak, herhangi bir günde gerçekleşen iletişimi içeren tüm faktörlerin sayısını muhtemelen kaybedeceksiniz. Ancak bunların çoğu, muhtemelen, şöyle bir amaç tarafından yönlendirilecektir:

• İletim bilgisi Değişim bilgisi Bir talepte bulunun
• Bir şikayette bulunmak
• İkna Etme Sorun çözme Farkı uzlaştırmak * Eğlence

Hedefiniz ne olursa olsun, tüm iletişim biçimlerine dahil olan adımlar temelde aynıdır. Altı basamağı bir daire içinde - biri diğerini izleyerek - veya doğrusal bir diziyi soldan sağa görselleştirmek yardımcı olabilir:

• Gönderen bir fikir geliştirir. Tüm mesajlar bir fikri kavramsallaştırmakla başlar. Sonuçta, bir gerekçeniz olmasaydı, iletişim kurmak için hiçbir nedeniniz olmazdı.
• Gönderen mesajı formüle eder. Bir fikir daha sonra kelimelerle ifade edilmelidir; kendini nasıl ifade edeceğine karar vermelisin. İletişim uzmanları buna “kodlama” diyorlar. Bu en zor adım olabilir - ve doğru yaptığınızdan emin olana kadar birkaç revizyon gerektiren bir adım.
• Gönderen, mesaj için bir ortam seçer. Küçük işletme sahibi olarak, seleflerinizin hiç emrinde olmadıkları seçimlerle yüz yüze kalırsınız, teknoloji sayesinde. Bu, kısmen bu adımın dikkatle değerlendirilmeyi hak etmesinin nedenidir. Yüz yüze iletişim, genellikle e-postalarda ve özellikle metin mesajlarında oluşabilecek yanlış iletişim türlerini önleyebilir. * Gönderen, iletiyi iletir, böylece seçilen ortam üzerinde hareket edebilir. Bu adımda, gönderenin rolü tamamlanmıştır.
• Alıcı mesajı alır ve kodunu çözer. Bu, tam olarak bu engellerin ve engellerin ve diğer iletişim bozulma faktörlerinin yüzeye çıkma ihtimalinin yüksek olduğu durumlarda, zorlukla çözülebilecek bir adımdır. Gönderen ve alıcı bir mesaja aynı anlamı vermedikçe etkili iletişim kurulamaz.
• Alıcı geri bildirimde bulunur. Geribildirim, iletişim sürecini sonuçlandırıyor, ancak her zaman dostane değil. Her gönderen olumlu geri bildirim isterken, gerçek, karışık, çekişmeli veya öfkeli geri bildirimin, gönderen ile alıcı arasındaki iki yönlü iletişimin dürüst ve samimi kalması koşuluyla iletişim farklılıklarını artırma fırsatı sağladığıdır.

Aktif Dinleme Becerilerinizi Geliştirin

Son nokta sizde şüpheciyi karıştırdıysa, muhtemelen kafanızın, çekişmeli ya da sinirli bir değişimin kötü bir şekilde bittiği bir durum düşünürsünüz. İletişim sadece etkisizdi; o da bölücüydü.

Kök neden? Her durumda, gönderenin veya alıcının adına zayıf dinleme becerileri. Her zaman etkili bir iletişim kurar ve buna yardımcı olmaz:

• İlkokullar kadar geriye dönüp giderken, öğrenciler kıpır kıpırlarsa ya da dikkatleri dağılmış görünüyorsa “dikkat etmemek” için kınanırlar. Ancak dikkat etmek ve dinlemek iki farklı şeydir ve Amerikan okulları öğrencilere nasıl daha iyi dinleyici olunacağını öğretmez.
• İşitme ve dinleme de iki farklı beceridir. * İşitme, görme garantisinden ziyade anlayışı garanti eder.
• Çoğu insan dinlemek yerine konuşmayı tercih eder, çoğu zaman sadece birileri konuşurken zamanlarını ikiye katlarlar.

Etkili iletişimin önündeki en sık karşılaşılan engel ve engellerden bazılarına ve bunların üstesinden nasıl gelineceği konusuna yakından bakmadan önce, size fayda sağlayabilecek bir beceri düşünün (tüm girişimciler gibi), hepsinden önemlisi: aktif dinleme.

Tıpkı kolejdeki aktif okuma becerilerinizi geliştirdikten sonra bir kitabın sayfalarını yeni bir yolla değiştirmiş olduğunuz gibi, aktif dinleme becerilerinizi bittiğinde yeni anlayış düzeylerine erişebilirsiniz. İstemci telefon görüşmeleri yaparken düşük ses seviyeli bir radyoda bir beyzbol maçını dinlerken olduğu gibi “pasif dinleme” nin tam tersidir. Minnesota Üniversitesi aktif dinlemeyi şöyle açıklar:

• “... başkalarının ne söylediğine dikkat etmek, yapılan noktaları anlamak için zaman ayırmak, uygun sorular sormak ve uygunsuz zamanlarda rahatsız etmemek.”

Aktif dinleme, ilkokul, ortaokul, lise ve kolejde okutulmamasını şaşırtıcı kılan, öğrenilmiş bir beceridir. İyi ve aktif bir dinleyici olmak pratik ve konsantrasyon gerektirir. Ancak Maine Üniversitesi tarafından teşvik edilen beş aşamalı bir strateji uygulayarak “usta aktif bir dinleyici” olabilirsiniz:

• Önce birinin fikirlerini, düşüncelerini veya duygularını kabul edin. Paraphrase (gönderenin kendi kelimelerinizle söylediklerini yeniden yazın). Yargısız açık uçlu sorular sorun. Özetle ve netleştir. Fikrinizi sunun (diplomatik olarak, elbette).

Aktif dinleme, hiçbir zaman bir iletişim arızasıyla karşılaşmayacağınızı garanti etmez. Ancak, etkili iletişimi teşvik eden tüm faktörler arasında, tartışmasız hepsinden daha hayati önem taşır. Ve bu, önünüzdeki engelleri ve engelleri düşünmeden önce.

Etkili İletişimin Engellerini Aşmak

Etkili iletişimin önündeki ilk ve en karmaşık engel tutumdur. Karmaşık çünkü aşağıdakileri içeren bir akıl halini şekillendiren birçok faktörü kapsıyor:

• Toplumsal Cinsiyet Sosyo-ekonomik Durum Kültürü
• Kişisel inançlar
• Dini inançlar
• Tanıdıklık veya güvenilirlik eksikliği * Seçici algı (kendi gündemimize uygun gördüklerini ve duydukları şeyleri süzme eylemi)

Etkili iletişimi teşvik eden bu zorluklara ve şampiyon faktörlere karşı koymak:

• İşbirlikçi bir tonu benimseyin. * Kendinizi diğer kişinin pozisyonuna koyun (veya en azından bunu yapmayı deneyin). Buna empati denir ve aktif dinlemenin ustalaşmasını izleyen başka bir öğrenilmiş yaşam becerisidir.
• Bir ilişki oluşturma - kolaylık ve rahatlık duygusu. (Zamanla, ilişki, açık ve dürüst iletişimi teşvik edebilecek olan güven içinde gelişebilir.) Şimdilik, gerilimi azaltmak ve serbest bir iletişim akışını teşvik etmek için elinizden geleni yapın.
• Aklını Yeni fikirlere açık tut. Yargılama veya eleştirmekten kaçının.
• Savunuculuk veya erken varsayımlar oluşturma ile dağıtın.
• Mesaja odaklanın, katkıda bulunan herhangi bir faktöre değil (örneğin, duygu varlığı veya anlaşılması zor bir aksan gibi).

Etkili iletişimin önündeki ikinci engel dil ve ortamdır . Tutum gibi, eşit derecede geniştir ve aşağıdaki gibi faktörleri içerir:

• Kelime seçimi * Ton (aralık, tonlama ve ses seviyesi dahil)
• Beden dili ve jestler * Sözsüz ipuçları

Bu zorluklarla mücadele etmek ve etkili iletişimi teşvik eden faktörleri savunmak:

• Basit, anlaşılır ve net bir dil kullanın. * Karmaşık kelimelerden ve metaforlardan kaçının.
• Kelime gelen argo ve jargon bırakın. Önyargılı dilden veya klişeleri içeren sözcüklerden kaçının. Yüz ifadelerinizi ses tonunuzla hizalamak için elinizden geleni yapın. El hareketi kullanımınızı ortadan kaldırın (veya en azından azaltın). Onları vurgulamak niyetinde olabilirsin, ama dikkat dağıtıcı olabilirler. Dedikodulardan kaçının (hem dinliyor hem de yayıyor).
• Her zaman birinin temel gizlilik hakkını koruyun.
• Mesajınızı tamamlayan bir ortam seçin. Örneğin, acil bir bilgi parçası muhtemelen hızlı bir ortam gerektirir. Her zaman daha sonra ikinci bir ortamla takip edebilirsiniz.
• Eğer önemliyse, ezbere bir sözlü mesajı bile yazılı bir mesajla güçlendirmeyi düşünün. Aynı zamanda açıklama olarak da kullanılabilir.

Ne demek istediğinizi söylemek ve ne demek istediğinizi söylemek basit gelebilir - en azından, delilip sizi duraklatabilecek bazı örnekleri düşünene kadar. Ayrıca, “kaynağı göz önünde bulundurmak” da önemlidir, çünkü iki kişi aynı mesaja iki farklı şekilde yanıt verebilir.

Açıkçası, bir çalışana kınama yapmanız gerekiyorsa, bunu özel olarak ve şahsen yapmak daha iyidir. Peki ya bir çalışanı iltifat etmek istersen? Bunu bir “izleyici” ile yapmalı mıyız? Tıpkı bir yılda İngilizce dilinde uzmanlaşmadığınız gibi, muhtemelen dil ve ortamın foiblesini en aza indirmeyi de öğrenemezsiniz. Kendine zaman ver; sebat edeceksin.

Etkin iletişimin önündeki üçüncü engel dinleme ve geri bildirimdir . İyi dinleme becerileri olmadan, bir mesajın göndereni alıcının bunu anlayıp anlamadığını bilmeyecektir. Ve geri bildirim olmadan, gönderenin alıcının mesajı doğru şekilde yorumlayıp yorumlamadığını bilmeyecektir. Pek çok faktör bu önemli süreci engelleyebilir, ancak bunlar aşağıdaki kategorilere girme eğilimindedir:

• Dikkatsizlik
• Savunuculuk * Erken varsayımlar
• Hassasiyet eksikliği
• Netlik ve akıcılık * Anlaşılmazlık

Aktif dinleme becerilerinizi cilalamak, bu zorluklarla başa çıkmanıza yardımcı olmak ve etkili iletişimi teşvik eden şampiyonluk faktörlerine doğru uzun bir yol kat edecektir. Ayrıca:

• Dikkatli olun (ve de uyanık olun). * Spesifik olun.
• Açıklama amacıyla soru sorun.
• Kararın - ve bir yanıtın - diğer kişinin mesajı tamamladığından emin olana kadar. * Tavsiye istense bile, bir yönerge gibi yayınlamaya çalışın, sunmaya çalışmayın. Yumuşak pedal olarak bilinen bu tür tavsiye, “biz” kelimesini çağırırsanız - aslında çözümün bir parçası olmasanız bile, daha kolay bir şekilde kabul edilebilir. Ya da, “… hakkında ne düşünüyorsun?” Veya “Hiç yapmayı düşündün mü…?” Diye dene.

Etkili iletişimin dördüncü engeli gürültü ve fiziksel engeller, aşağıdakileri de içeren etkili iletişimi ortadan kaldırmayı düşünecek faktörlerdir:

• İnsanlardan Gürültü Makinelerden Gürültü Trafikten Gürültü Sıcaklık Aydınlatma * Oturma ve Oturma düzeni
• Dışlamasını

Bu tür dikkat dağıtıcı şeyleri kaldırmak (veya en azından azaltmak) açık bir çözüm gibi görünüyor - tüm sorunları çözebilecek bir çözüm. Yapamadığınızda - aşağılık bir çevrenin insafına olduğunuzda - atabileceğiniz en iyi adım, dinleme, konuşma ve etkileşime daha elverişli olan birine geçmek. Evet, mekanda değişiklik önermek için birini kesmek zorunda kalabilirsiniz. Ancak kısa bir kesinti, önemli mesajlarınızın diğer kaynaklarla rekabet ettiği bir ortamda öne çıkmaya çalışmakla karşılaştırıldığında muhtemelen soluk olacaktır.

Öğrenecek ve Büyüyeceksiniz

Muhtemelen, yazılım becerilerinizi, muhasebe sisteminizi, reklam planınızı ve küçük işletmenizin diğer tüm öğelerini ince ayarlarken bazı yanlış adımları atmaya mecbur olduğunuzda, bazı iletişim becerilerinizde ustalık kazanacağınız için bazı hatalar yapacaksınız.

Birkaç tuşa basılarak ayarlanan bilgisayarların ve bilgisayar programlarının aksine, insanlar bildiğiniz gibi düğmeler ya da kullanım kılavuzu ile gelmez. Bu, kısmen işinizin insan dinamiğinin en zorlayıcı - ama aynı zamanda en ödüllendirici - hale gelmesinin nedenidir.