Kayıt Yönetimini Tanıtma Yolları

En küçük işletmeler bile, kayıt yönetiminin değerini, para tasarrufu yapmanın ve sonuç olarak iyileştirmenin bir yolu olarak teşvik etmelidir. Doğru kayıt yönetimi ayrıca, önemli evrak ve verilerin kontrolünü elinizde tutmanıza yardımcı olur. Bazı durumlarda, denetim için belgelere erişmeniz veya şirketinizin finansal istikrarını belirlemeniz gerektiğinde kayıt yönetimi kritik bir rol oynar. (Bkz. Referans 1 ve Referans 2)

Yönergeleri hazırla

Sağlam kayıt yönetimini teşvik etmenin ilk adımı, kayıt yönetiminin nasıl işlendiğini açıklayan çalışanlarınızla politikalar ve prosedürler hazırlamak ve paylaşmaktır. (Bkz. Referans 5) Ohio State University'ye göre kılavuzunuz, her bir insanın yönetimden sorumlu olduğu kayıtları içermelidir. Ayrıca, envanter alma ve bir kaydın ne kadar süreyle tutulacağını belirleme yöntemi de sağlamanız gerekir. Diğer konular, kayıtların depolanması ve dijital sürümlere dönüştürülmesidir. (Bkz. Referans 3)

Eğitim

Eğitim oturumları, çalışanların kayıt yönetimini doğru şekilde kullanmanın önemini anlamalarına yardımcı olabilir. Çalışanlarınızı şirketinizin politikaları ve prosedürleri boyunca yürütün; böylece herkes kayıtları tutma, saklama ve elden çıkarma yolunu anlar.

Kayıt yönetiminin önemi konusunda personeli eğitmek için başka bir zaman, felaket kurtarma konulu seminerlerdir. Bu, işinizle ilgili kayıpları en aza indirmenin yanı sıra güvenlik konularına odaklandığından, eğitim, büyük bir felaket saldırısından sonra kayıt yönetiminin hayati bir endişe olduğu konusuna odaklanmalıdır. (Bkz. Referans 4) Eğitim tamamlandıktan sonra, afişleri ortak alanlara asın ve bunları evrak işlerinin ve elektronik verilerin üstünde kalmak için hatırlatma olarak kayıt yönetiminin önemini belirtmek için kullanın.

Personel Toplantıları

Her personel toplantısında, personelinize kayıt yönetimi politika ve prosedürlerinizin belirli unsurlarını hatırlatmak için zaman ayırın. Bu kısa oturumlar, çalışanların konunun üstünde kalmasına yardımcı olacak hatırlatıcılar olarak hizmet vermektedir. Çalışanlarınızı küçük gruplara ayırarak ve kayıt yönetimi hakkında bir veya iki sorudan oluşan bir sınav vererek, öğrenme sürecini eğlenceli bir faaliyete dönüştürün. Cevabı doğru alan ilk takımın üyeleri küçük bir ödül kazanır.

beyin fırtınası

Kayıt yönetimi kurallarınızı ilk kez mi geliştiriyor olun, ister prosedürlerinizi geliştireceğiniz alanları aramak için incelemeler yapın, personelinizi dahil edin. Şirketinizin kayıt yönetim sistemlerini iyileştirme konusundaki görüşlerini almak için beyin fırtınası oturumları kurun. Personeli katılmaya teşvik etmek ve fikirlerinin değerli olmasını sağlamak için e-posta hatırlatıcıları ve kişisel e-posta davetleri aracılığıyla oturumu teşvik edin.