İnsan Kaynakları Klasörü Hangi Belgeleri İçeriyor?

Bir çalışanın insan kaynakları klasörüne giren çeşitli formlar ve öğeler vardır. Bu formların bazıları yasal amaçlarla korunur. Diğerleri şirket politikaları ve protokolleri nedeniyle dosyalandı. İnsan kaynakları müdürleri ayrıca çalışanlarının kariyeri boyunca kişisel kayıtlarını tutar. Küçük şirketler, elektronik dosyalar oluşturmak için çalışan belgelerinin tümünü veya bir kısmını taramayı seçebilir. Bu şekilde dosyalar yangın, su veya hırsızlıktan kaynaklanan zararlara açık değildir.

Yasal belgeler

Küçük işletme sahipleri, çalışanlar için belirli yasal belgeleri bulundurmalıdır. Bunun bir örneği, bir çalışanın Amerika Birleşik Devletleri'nde yasal olarak çalışabileceğini doğrulayan I-9 formudur. Şirket ayrıca, yasal statüsü için ek belgeler olarak çalışanın ehliyet ve Sosyal Güvenlik kartının bir fotoğrafını saklayabilir. Ayrıca, çalışanlardan genellikle işe başladıkları gün insan kaynakları klasörlerinde bulunan W-4 formlarını doldurmaları istenmektedir. Bu formlar bir çalışanın iddia ettiği kişisel vergi muafiyeti sayısını göstermektedir.

İşle İlgili Belgeler

İnsan kaynakları departmanları ayrıca çalışanların özgeçmişlerini ve uygulamalarını klasörlerde tutar. Bu öğeler genellikle bir çalışan iş başvurusu yaptığında gönderilir. Şirket bu kayıtları bir kişinin geçmişini kontrol etmeleri durumunda saklar. İnsan kaynakları klasöründe tutulan işle ilgili diğer bir belge de çalışanın iş tanımıdır. Bu, çalışanların yönetilmesi, meslektaşlarla çalışma, iletişim ve teknik bilgi birikimi gibi genellikle farklı işlevlere bölünmüş olan çalışanın iş sorumluluklarının bir özetidir.

Performansla İlgili Belgeler

Performans incelemeleri, insan kaynakları klasörlerinde tutulan diğer önemli belgelerdir. Çalışanların performans değerlendirmeleri veya incelemelerinin kayıtlarını tutmak, işletmelerin davalardan korunmasına yardımcı olabilir. Örneğin, küçük bir işletme, eski bir çalışanın hatalı bir fesih davasıyla karşı karşıya kalabilir. İşletme sahibi, çalışanın performans değerlendirmelerinin kopyalarını saklarsa fesihin performans nedeniyle olduğunu daha iyi kanıtlayabilir. Benzer şekilde, disiplin cezası veya yazıların kayıtları klasörlerde tutulabilir.

Diğer Belgeler

İşverenler ayrıca insan kaynakları klasörlerinde kayıtları veya çalışanların katılımını, ödüllerini ve tıbbi geçmişini tutarlar. Seyirci kayıtları, yöneticilerin bir çalışanın herhangi bir hasta veya tatil gününü geçip geçmediğini belirlemesini sağlar. Genellikle, şirketler çalışanlara periyodik olarak ödüller veriyorlar ki bu da dosyada tutulabilir. Bu ödüller, "ayın çalışanı" satış promosyonlarını veya özel tanınırlığı içerebilir. Amerikan Engelliler Yasası ile ilgili belirli ADA yasalarına uyumu sağlamak için genellikle tıbbi kayıtlar tutulur. İnsan kaynakları departmanı gizlilik amacıyla tıbbi kayıtlar için ayrı bir klasör oluşturabilir.