Daha İyi Organize Olmak İçin Outlook Nasıl Kullanılır

Günümüzün çalışma ortamı giderek daha karmaşık ve hızlı hale geldiğinden, düzenli kalmak zor olabilir. Outlook, Microsoft Office verimlilik yazılım paketinin bir parçasıdır ve eğitimden şirket dünyasına kadar birçok çalışma ortamında bulunabilir. Özellikleri, elektronik iletişiminizi ve irtibatlarınızı düzenlemenizi sağlar. Outlook ile günlük aktivitelerinizi yönetebilir ve görevleri devredebilirsiniz.

E-posta

Outlook'un Kural Sihirbazı ile zaman kazandıran, otomatik e-posta işlevlerini ayarlayabilirsiniz. Oluşturduğunuz kurallara bağlı olarak, bazı e-posta iletilerini otomatik olarak silebilir ve diğerlerini iletebilirsiniz. E-postanızı, onları çeşitli klasörlere taşıyan kurallar oluşturarak düzenleyebilirsiniz. Ayrıca Outlook, gelen spam e-postasını doğrudan "Önemsiz Posta" klasörünüze gönderecek kurallar oluşturmanıza izin vererek spam'i yönetmenize yardımcı olur. Düzenli olarak gönderdiğiniz e-postalar için şablonlar oluşturabilir ve kaydedebilirsiniz.

Takvim

Outlook'un Takvim özelliği toplantılarınızı ve diğer önemli randevularınızı yönetmenizi sağlar. Randevularınızı Takvim’de takip edebilir ve dakikalar veya günler öncesinden tekrarlanan hatırlatıcıları kendinize gönderebilirsiniz. Bir toplantı planlıyorsanız, başkalarına davetiye gönderin. Bu insanlar davetiyenizi kabul edebilir veya reddedebilir. Ayrıca yeni bir buluşma tarihi önerebilirler. Bu, katılan kişilerin sayısını takip etmenizi sağlar.

Rehber ve Kısayollar

Rehber işlevini kullanarak profesyonel ve kişisel rehberinizi yönetin. Outlook'ta adreslerin, telefon numaralarının, e-posta adreslerinin ve diğer iletişim bilgilerinin kaydını tutabilirsiniz. Bu bilgileri Word'e ve diğer belgelere ekleyebilirsiniz. Kişiler özelliği, dağıtım listelerini oluşturmanıza olanak tanır, böylece her bir kişiyi e-postaya eklemek zorunda kalmadan düzenli olarak e-postayla e-posta gönderebilirsiniz. Sık kullanılan bilgilere hızlı erişim için bilgisayarınızdaki veya ağınızdaki belgelere kısayollar oluşturabilir ve sık kullanılan web sitelerine kısayollar oluşturabilirsiniz. Bu kısayollar, Outlook'un Kısayollar panelinde depolanabilir ve erişilebilir.

Görevler ve Notlar

Outlook'un Görevler işleviyle yapılacaklar listeleri oluşturun ve yönetin. Bir defalık ve tekrarlayan görevler ayarlayabilirsiniz. Outlook, son tarihleri ​​ve hatırlatıcıları planlamanıza izin verir. Bir görev gecikmişse, otomatik olarak kırmızı olur. Tamamlandı olarak işaretlediğinizde görev listenizden kaybolur. Ayrıca görevleri başkalarına da devredebilirsiniz. “Notlar” görünümünde, kendinize anımsatıcılar yazabilir ve yönetebilirsiniz. “Yeni” ye tıklamak yeni bir not yaratacaktır. Sağ tıklamak, daha iyi bir organizasyon için renk kodunu oluşturmanıza olanak sağlar.