Toplantı Başlatma Yolları

Toplantılar bazen bir işletme içinde gerekli bir kötülük olarak görülür. İyi bir toplantı bilgilendirici ve ilgi çekicidir, ancak kötü bir toplantı tünelin sonunda görünür bir ışık olmadan sınırsızca devam eder. Dikkat çeken ve dikkat çeken başarılı bir toplantı yapmak için en baştan doğru tonu ayarlayın.

Oyuncuları tanıtın

Bir toplantının başında tanıtım yapmak her zaman iyi bir fikirdir. Katılımcılar birbirlerini tanıyor olsalar da, toplantının amacını, her bir kişinin masaya getirdiği iş perspektifini belirtmesi için güçlendiriyor.

Katılımcılar toplantıdan önce tanışmamışlarsa, tanıtımlar özellikle önemlidir. Her bir kişinin kendisini tanıtmasına ve hangi ilgiyi temsil ettiği konusunda kısa bir açıklama yapmasına izin verin. Grubun görevi beyin fırtınası yapmak, bir projeyi tamamlamak veya bir sorunu çözmekse, görevi yerine getirmeden önce grup dinamiklerini gerçekleştirmek için bazı buz kırıcılarla toplantıya başlayın. Basit zeka oyunları, isim oyunları veya eleştirel düşünme becerilerini test eden aktiviteler konuşmayı teşvik edecek ve beyinlere enerji verecektir.

Gündemi belirtin

Odadakilerin yanı sıra, toplantı katılımcıları neyin tartışılacağını, neden önemli olduğunu ve ne kadar süreceğini bilmek ister. Bir gündem bu soruları yanıtlar. Yazılı bir gündem, toplantı katılımcılarının toplantı akışını takip etmelerini ve gerektiğinde not almalarını sağlar. Gündem, aynı zamanda kolaylaştırıcı için bir kılavuz görevi görür, özellikle konu yoldan saparsa. Her gündem maddesi önünde tahmini bir süre yayınlanması toplantının akışını sürdürmesine ve zamanında bitirmesine yardımcı olur.

Kek yemelerine izin ver

Bir toplantının uzun sürmesi bekleniyorsa, onu yiyecek ve hafif yiyeceklerle başlatın. Katılımcıları beslemek sadece iyi toplantı kuralları değil aynı zamanda insanların mide büyümesi yerine tartışmalara odaklanmaya devam etmelerine yardımcı olur. Sabahın erken saatlerinde yapılan toplantılarda her zaman kafein kırıcıları için kahve bulunmalıdır. Hafif yiyecekler seçin ve su, alkolsüz içecekler ve hafif parmak yiyecekleri gibi beyinleri odaklanmaya devam edecektir. Katılımcıları, ciddi işlere başlamadan önce içecekler üzerinde sosyalleşmek için erken gelmeleri için davet edin.

İpuçları

Toplantının belirtilen saatte başladığından emin olun. Çalışanlar toplantıya katılmak için programları ayarlamak zorundadır. Bir toplantının başlangıcını geciktirmek, zamanında gelenlere saygısız görünebilir. Toplantının olumlu bir notla başlamasını istiyorsanız, doğru ton baştan ayarlanır.

Mevcut gündemine başlamadan önce, bir önceki toplantıdaki açık maddeleri gözden geçirin. Çalışanların bulguları rapor edebilmesi için verilen görevleri takip edin.

Toplantı katılımcılarından, aksaklıkları en aza indirmek için cep telefonlarını susturmalarını isteyin.