Döküman Yönetim Sistemi Gereksinimleri

Belge yönetim sistemleri, kuruluşların belge ve bilgileri saklama ve alma şeklini değiştiriyor. Eski okul dosyalarının ve dosyalama dolaplarının yerine yeni ve ileri teknoloji araçlarla geçiyorlar. Elektronik dosyalar, şirketteki herkes tarafından derhal alınabilir ve karmaşık şifreleme ile korunabilir. Akıllı optik karakter tanıma, herhangi bir kullanıcının tüm veritabanını anahtar kelimeler için aramasını sağlayarak önemli belgelerin alınmasını kolaylaştırır. Her doküman yönetim sistemi birkaç anahtar bileşen gerektirir.

Tarayıcı

Bir kuruluş tarafından alınan her kağıt belgenin dijital bir sürüm oluşturmak için taranması gerekir. Tarayıcılar tüm şekil ve boyutlarda gelir. Daha büyük kuruluşlar, uzun belgeleri otomatik olarak işleyebilen otomatik besleyiciyle, fotokopi makinesine benzer şekilde çalışan toplu tarayıcıyı keşfetmek isteyebilir. Birçok tarayıcı, yazıcının, faks makinesinin ve tarayıcının rolünü tek bir aygıtta birleştirerek tüm çıktının otomatik olarak dijital sürümlerini oluşturur. Küçük şirketler daha küçük hacimleri kolayca kaldırabilecek ucuz bir düz yatak tarayıcı satın almak isteyebilir.

Doküman Yönetim Yazılımı

Bir doküman yönetim sistemi sadece onu süren yazılım kadar iyidir. Her biri özel işlevsellik sunan birçok sistem mevcuttur. Tüm sistemler, dijital belgelerin izleme kodları atanmasına izin verir, yuvalara belge atar ve kullanıcıların belirli belgeleri almalarına izin verir. Birçok sistem, hassas bilgileri parola korumanın ve belgeleri başka bir kişiye iletmeden önce açıklama eklemenin yollarını içerir. Belge yönetim sistemlerine karar vermeden önce, şirketinizin her bir bölümünün bugün kağıt belgeleri nasıl sakladığını ve aldığını ve bunları gerekli işlevlerin temeli olarak kullanın.

Depolama aygıtı

Bir belge dijitalleştirildikten sonra, gerektiğinde alınması için güvenli bir şekilde depolanmalıdır. Depolama aygıtları boyut ve işlevsellik bakımından değişir. Küçük ofisler, belge depolama için bir sunucuya bir sabit disk atamak isteyebilir. Daha büyük ofisler özel bir depolama aygıtı gerektirebilir. Yinelenen bir veritabanı oluşturan bir site dışı yedekleme yordamı eklemeyi düşünün. Ekipman arızası, yangın, su hasarı veya depolama cihazının çalınması durumunda, tüm müşteri verileri önemli dokümanları kaybetmeden anında yedek sürücüden alınabilir.