İşletme İletişiminde E-posta Kullanımı

İş yapmak söz konusu olduğunda, e-posta iletişim kralıdır - ancak bu her şekilde ve her durumda uygun olduğu anlamına gelmez. İyi yazılmış, iyi yazılmış bir e-posta, çalışma tarzınız hakkında çok şey söylerken, kötü yazılmış, net olmayan bir iletişim karışıklık ve zaman ve verimlilik kaybına neden olan sorunlara neden olabilir. Daha da kötüsü, itibarınıza zarar verebilir.

E-posta Uygun mu?

Bir işletme ortamında e-postayı etkin bir şekilde kullanmanın bir kısmı, bir e-postanın ne zaman gönderilmesinin uygun olup olmadığını bilmeyi içerir. Yazmaya başlamadan önce, yüz yüze görüşmenin veya telefon görüşmesinin uzun vadede daha kolay olacağını düşünün. Mesajınız uzun ve karmaşıksa, verilecek bilgilerin gizli olması veya e-postanızın tonunun kolayca yanlış anlaşılması durumunda, bu seçeneklerden birini tercih etmek isteyebilirsiniz.

Etkili Konu Hatları

Bir e-postanın konu satırı atılmış gibi geliyor, ancak başka bir şey değil. Konu satırı, özellikle toplantı tarihine veya bir son teslim tarihine atıfta bulunuyorsa spesifik olmalıdır. "FYI" veya "Question" gibi bir kelimelik bir konu satırı, ihtiyacınız olanı veya ihtiyaç duyduğunuz zamanı iletmez. Mümkün olduğunca spesifik olun - bir kişinin günde kaç tane e-posta aldığını düşünün. Alıcının konu satırınızı gördüğünden ve derhal ilgilenilmesi gereken bir e-posta olduğunu anladığından emin olmak istersiniz.

Kısa olun

E-postanızın alıcısına iletmek için çok uzun bir mesajınız varsa, bir telefon görüşmesi yapın. Aksi takdirde, konuya devam et. Bu, cümlelerinizi kısa ve anlaşılması kolay tutmayı da içerir. Not: Kısa kalmak istediğiniz için "bc" gibi "bc" gibi ortak kestirme yollar kullanmanız, ya da "Siz" için "U" kullanmanız gerektiği anlamına gelmez. Profesyonel olun ve tüm kelimeleri uygun şekilde heceleyin.

Doğru Tonu Salla

Bir e-postanın tonunu yanlış anlamak çok kolaydır - yalnızca birinin biraz kaba bir şey ima ettiğini düşündüğünüz her zaman düşünün, ancak gerçekten bunun hiçbir anlamı yoktu. İş iletişiminde, kişiyle kişisel bir ilişkiniz olsa bile, resmi kalın. Err, kibar olma, uygun noktalama işaretlerini kullanma ve birçok durumda emojiyi atlatma yönünde.

Bir e-posta aldıktan sonra sinirli veya öfkeli iseniz, cevap vermeden önce biraz zaman ayırın. Olumsuz bir şekilde tepki verirken, bu ton görülebilir - ve bu sadece çizgide sorunlara neden olabilir. Tamamen kepleri bir ticari iletişimde kullanmayın, sanki profesyonelce bir şekilde bağırıyormuşsunuz gibi.

Alıcı olarak

E-postayı iş iletişimi olarak uygun şekilde kullanmak yalnızca gönderene aittir. İş e-postanızı kontrol ederken, etkili bir şekilde iletişim kurmak için üzerinize düşeni yapın. Göndereni asılı bırakmayın; Bir e-postaya uzun bir cevap yazamamanız bile, en azından gönderenin, aldığınızı bilmesini ve yakında cevap vermeyi planlamanızı sağlayan bir not not alın.