Gider Raporu Kuralları

Küçük şirketler genellikle seyahat masraflarını bildirmek için özel yönergelere sahiptir. Çalışanlar bu yönergeleri yakından takip etmelidir, böylece gider raporlarını geri alamazlar. Bu, geri ödemeleri geciktirebilir. Gider raporu kuralları genellikle harcamalar, raporlama prosedürleri, makbuz gereksinimleri, geri ödemesi mümkün olmayan giderler için kurallar ve uygun yetkilendirme kanalları için bir bütçe veya harcırah başına gelir içerir.

bütçeleme

Harcama raporu kılavuzlarının önemli bir yönü, Employment-Handbook.org'a göre günlük harcamalarınızı nasıl bütçelendirebileceğinizi öğrenmektir. Örneğin, müşterileri eğlendirirseniz veya bir gece pahalı bir akşam yemeği yerseniz, ertesi gün veya daha az bütçeyle kalmak için daha ucuza yemek yemelisiniz. Bu kurallar, genellikle referans olması için çalışan el kitabında yazılmıştır. İlk iş seyahatinizden önce amirinizden seyahat gideri kuralları isteyin.

Raporlama

Harcamaların gerçekleştiği tarihte her bir harcamayı rapor etmelisiniz. Otomobil kilometre veya uçuş giderleri, kalkış ve dönüşün belirli günlerinde bildirilmelidir. Örneğin, ayrılış günü ayrılış uçuşunuzun masrafını kaydetmeli, sonra geri döndüğünüzde dönüş seyahatinin fiyatını yazmalısınız. Ayrıca, havaalanına 100 mil hızla giderseniz, kilometrenizi ikiye bölün. Ardından, şirketin kilometre tahsisatını (mil başına 27 cent) 50 mil ile çarpın ve hareket günü altına kaydedin. Daha sonra, dönüş uçuşunun diğer yarısını bildirin ve kesin tarihte eve gidin. Tüm masrafları masraf raporunda art arda kaydedin. Makbuzlarınızı günden güne ayarlamanıza yardımcı olur, bu da size zaman kazandırabilir. Bu alanlar genellikle boş olduğundan, harcama raporunda belirli tarihler yazmanız gerekir. Son olarak, günlük giderlerin toplamını dikey olarak ekleyin, ardından her gider türü için toplamlarınızı yatay olarak hesaplayın. Şirketin size vermiş olduğu ödemelerden sağlanan avans ödemelerini çıkarın. Gider raporunuzu teslim etmeden önce hesaplarınızı iki kez kontrol ettiğinizden emin olun. (Bakınız referans 1 ve 2 ve kaynak 1)

Makbuz Gereklilikleri

Her seyahatinizde para harcadığınızda, taksi ücreti dahil tüm makbuzlarınızı saklamanız gerekir. Genellikle, yalnızca beş doların üzerindeki yemekler için makbuzları eklemeniz istenecektir. Yine de, tüm makbuzları saklamak, harcamalarınızı doğru bir şekilde raporlamanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, gerekli tüm makbuzları gider raporunuza eklediğinizden emin olun. Beş doların üzerindeki yemek makbuzlarının yanı sıra, diğer tüm masraflar için 25 doları aşan makbuzları ekleyin.

İade Edilemeyen Giderler

Bazı giderler gider beyanınıza dahil edilemez. Örneğin, masraf beyanınıza asla park cezası, aşırı bagaj masrafı veya aile üyelerine yapılan ödemeleri dahil etmemelisiniz. Belirli bir şehirde tatil için fazladan gün geçirirseniz, bu giderleri gider raporunuza eklemeyin. İade edilemeyen harcamalarla ilgili daha fazla kural için şirket kılavuzuna bakın veya insan kaynakları ile konuşun. Ayrıca Employee-Handbook.org adresindeki seyahat masrafları kılavuzuna da başvurabilirsiniz.

yetki

Çoğu şirket harcama raporunuzu amirinize teslim etmenizi ister. Önce imzalayıp bir kopyasını aldığınızdan emin olun. Seyahatiniz için geri ödeme almak birkaç hafta sürebilir, çünkü ödenecek hesapların genellikle incelemesi gerekir.