Büro Yönetiminde Örgütsel Yapı Türleri

Farklı küçük işletmeler, genellikle bir kullanıcının tercihine göre, ofis yönetimi işlevlerini gerçekleştirmek için çeşitli organizasyon yapıları kullanır. Bazı işletme sahipleri tüm yönetici işlevlerini yerine getirir. Birden fazla sahibi olan küçük işletmeler için, ofis sorumlulukları uzmanlık veya işlevsel alana bölünebilir. Ofisinizi nasıl seçeceğinize bakılmaksızın, iş tanımlarını yazmanız önemlidir; böylece çalışanlar her çalışandan ne beklendiğini ve kararlarda son söz sahibi kim olduğunu bilir.

Örgütsel yapı

Bir organizasyon yapısı, bir şirketin çalışanlarının her bir çalışanın işlevini üstün ve alttan tanımlayan bir gruplamasıdır. Örgüt şeması baştaki üst düzey yönetici ve daha sonra da altındaki tüm kişilerin ad ve unvanlarına göre listelenerek başlar. Bir CEO’nun, doğrudan onun altında listelenen ve doğrudan düz çizgilerle bağlanmış olarak kendisine rapor veren birkaç yöneticisi olabilir. Bu çalışanlar arasında finans müdürü, pazarlama müdürü ve işletme müdürü olabilir. Şirketin tüm çalışanları CEO altında çalışırken, bir kuruluş şeması her çalışanı yalnızca doğrudan raporlarına bağlar. CFO altında, örneğin, grafik insan kaynakları direktörü ve muhasebe personelini gösterebilir. Birkaç çalışanın satış veya üretim gibi aynı işlevi gerçekleştirdiği departmanlarda, çalışanlar, adlarına göre unvan veya fonksiyona göre listelenir.

Düz

20'den az çalışanı olan çok küçük bir işletme, tüm yönetim fonksiyonları doğrudan mal sahibine rapor vererek, düz bir organizasyon yapısını kullanabilir. Örnek olarak, şef, yemek odası yöneticisi, muhasebeci ve barmene doğrudan sahibine rapor veren bir restoran verilebilir. Yemek yöneticisi bekleme personelinin yetkisine sahip olsa ve şef diğer aşçıları yönetse de, işletme sahibi her personel ile doğrudan temas halindedir.

Bölüm

Bazı işletmeler ofislerini departman veya fonksiyona göre düzenler ve her departman başkanı doğrudan işletmenin sahibine rapor verebilir. Bölümler arasında satış, pazarlama, muhasebe, insan kaynakları, bilgi işlem ve üretim yer alabilir. Bunun gibi bir yapının sahibi ve departman başkanları arasında COO ve CFO gibi bir yönetim katmanı olmayabilir. Birkaç sahibi olan küçük işletmelerde, sahipleri genellikle bu görevleri uzmanlık alanlarına göre ayırırlar.

Coğrafi

Bir işletmenin birden fazla yeri varsa, işletme sahibi, her bir birimi bağımsız bir işletme yapmaya, bazı hizmetleri ve maliyetleri şirketle paylaşmaya karar verebilir. Her birim kendi işe alma ve işten çıkarma, defter tutma, bakım ve diğer işlevlerden sorumlu olabilir. Birimler, pazarlama ve satın alma gibi bazı maliyetleri paylaşabilir veya her birim için kitap yapan bir muhasebeci gibi çalışanları paylaşabilir.

Ürün

Bir işletmenin birkaç farklı ürünü veya hizmeti varsa, ofis bu hatlar boyunca düzenlenebilir. Bir rekreasyon tesisi büyük tenis, yüzme ve golf programlarına sahip olabilir, örneğin ofis bu üç bölüme ayrılabilir. Her departman, personel ve pazarlama gibi bazı idaresinden sorumludur, ancak muhasebe ve tesis bakımı gibi diğer fonksiyonları paylaşır. Bir ayakkabı şirketinin kadın, erkek ve çocuk bölümleri için ayrı bir ofis yönetimi olabilir. Bir hukuk firması uygulama alanına bölünebilir, her departman şirketin organizasyon şemasında aynı pozisyona sahip bir müdür tarafından yönetilir.