İstihdam Doğrulama Dosya Sistemleri Türleri

Amerika Birleşik Devletleri'nde, tüm şirket çalışanlarının yasal olarak çalışmaya yetkili olmalarını sağlamak işverenin sorumluluğundadır. Bunun öncülü basit görünse de, büyük bir insan kaynakları departmanı olmayan küçük bir işletme sahibiyseniz veya özel bir İK personeli iseniz, yasal karmaşıklıkları anlamak zor olabilir. Neyse ki, çalışanlarınızın uygunluk bilgilerini düzenlemenize yardımcı olacak dosyalama sistemleri oluşturmak için iş hukukunda bir geçmişe sahip olmanız gerekmez.

I-9 Formları

ABD Vatandaşlık ve Göçmenlik Hizmetlerine göre, ABD'deki tüm işverenlerin işe alınan her birey için I-9 formlarını doldurması ve saklaması gerekir. Bu, hem ABD vatandaşlarını hem de formun ABD Bölüm 1’de çalışma yetkisine sahip olmayan vatandaşları kapsar, genellikle çalışan tarafından doldurulur ve yasal bilgiler, doğum tarihi, adres ve Sosyal Güvenlik numarası dahil olmak üzere çalışanın bilgi alanından oluşur. . 2. Bölüm, işveren tarafından tamamlanır ve işverenin, çalışanın iş yetki belgesindeki bilgileri doldurduğu yerdir. Bazı onaylanmış iş izni belgeleri, geçerli bir ehliyet ve Sosyal Güvenlik numarası, ABD pasaportu ve daimi ikamet kartı içermektedir.

Doldurulmuş I-9 Formunu Doldurma

Birçok işveren ehliyet veya pasaport gibi çalışan kimlik belgelerinin kopyalarını çıkarır. Daha sonra doldurulmuş ve imzalanmış I-9 formunu kimlik belgelerinden ayrı olarak imzalarlar. I-9 dosyaları ve kimlik belgeleri tipik olarak özel olarak işaretlenmiş veya hatta kilitli olan güvenli dosyalardır. İşverenler bunu kimlik hırsızlığını önlemek ve kişisel çalışan bilgilerinin gizli kalmasını sağlamak için yaparlar.

Başvuru Dosyaları

Çoğu işveren çalışan başvurularını da dosyada tutar. Çalışan başvurularının ve I-9 formlarının ayrı ayrı dosyalanması yasalarca zorunlu olmamakla birlikte çoğu İK departmanı bunu yapar. Bu dosyalama uygulaması, USCIS veya ABD Çalışma Bakanlığı’ndan bir istihdam doğrulama denetimiyle karşılaşırsanız, kağıt başvuruları, gizlilik anlaşmaları ve diğer belgelerle dolu yüzlerce dosyayı kazmak yerine bilgiyi bulmak daha kolay olacaktır. ilaç tarama sonuçları gibi çalışan formları. I-9'u ayrı ayrı dosyalamak için diğer sebep, I-9'un tipik olarak bir çalışanın uyruğu hakkında bilgi sahibi olmasıdır. Bu bilgi güvenli bir şekilde dosyalanırsa, işveren, diğer çalışanların etnik kökenlerine göre bir çalışana karşı ayrımcılık yapmasını önleyebilir.

Dosyaların Saklanması

I-9 USCIS'e gönderilmez - işverenle birlikte tutulur. USCIS'e göre, bu form işe alım tarihinden sonra en az üç yıl veya bir çalışanın işten çıkarılmasından sonra en az bir yıl süreyle saklanmalıdır. Bazı şirketler dosyaları minimum gereksinimlerden daha uzun süre tutar ve eski I-9'lar için ek dosyalama sistemleri oluşturur.