Ödeme Makbuzu Nasıl Yazılır?

Müşterilerinizin ihtiyaçlarının yanı sıra, ihtiyaçlarınızı karşıladığı sürece bir ödeme makbuzu istediğiniz kadar basit veya karmaşık olabilir. Makbuzlar yazarkasa fişi kadar basit veya bir kağıda karalanmış not kadar geçici olabilir. Alternatif olarak, satınalma sipariş numaralarını içeren dijital bir elektronik tablo, programlanmış uzatma hesaplamaları ve ödeme geçmişleri gibi karmaşık olabilirler.

Ödeme Makbuzuna Neler Dahil Edilmeli?

Her bir ödeme makbuzu, bunu yapan işletmenin adını, işlemin gerçekleştiği tarihi, satın alınan kalemleri ve tahsil edilen tutarı içermelidir. Birçok makbuz, özellikle makbuz doldurulmuş bir satınalma siparişini temsil ediyorsa veya alıcı ve satıcı birbiriyle devam eden ticari işlemlerde bulunuyorsa, müşterinin adını da içerir. Müşteri bir satınalma siparişi verdiyse, bu siparişin numarası alıcının referans alacağı makbuzda da görünmelidir. Siparişin teslim edilmesi durumunda, siparişin teslimat sürücüsü için kullanacağı adres ve iletişim bilgileri bulunmalıdır.

Eklenecek Diğer Bilgiler

Bir ürün veya hizmet için ödeme yapan bir alıcının bu ödemenin nasıl yapıldığına ilişkin belgeleri de olması yararlıdır. Bir ödeme makbuzu, ödemenin kendisi hakkında - nakit olarak mı yapıldığı gibi - veya çek veya kredi kartıyla ilgili bilgileri de içerebilir. Nakit ödemeleri not etmek özellikle önemlidir, çünkü çekler ve kredi kartı ödemelerinden farklı olarak nakit ödemeler bu durumdan sonra doğrulanamaz. Ödeme şeklini not etmenin yanı sıra, müşterinin referansının bir çek numarası veya kullanılan kredi kartının son dört hanesini vermesi de yararlıdır. Bir ödeme makbuzu, tüm satışların kesin olup olmadığı veya müşterinin makbuzu sunması durumunda, ürünlerin 30 gün içinde değiştirilip değiştirilemeyeceği gibi satış koşullarını da içerebilir.

Ödeme Makbuzlarının Kullanımı

Ödeme makbuzları, vergi formlarınıza yazdığınız işletme giderlerinin kanıtını sağlayan önemli vergi belgeleridir. Ayrıca, muhasebecinizin kategoriye göre alımları takip etmesi için gereken bilgileri sağlayarak yönetim muhasebesi için de kullanışlıdır, böylece belirli bir bölgedeki harcamalarınızın finansal olarak sürdürülebilir olup olmadığını veya bir yıldan diğerine tutarlı olup olmadığını değerlendirebilirsiniz. Bir ödeme makbuzu da vazgeçilmezdir - satın aldığınız öğeyle ilgili bir sorununuz varsa. Ödeme makbuzu, satın alma kanıtı olarak hizmet eder, böylece ürünü değiştirebilir veya iade edebilirsiniz.