Yasal Olarak Toplantı Toplantı Tutanakları Nasıl Yazılır?

Bir iş toplantısı tutanağı, dosyada tutmanız gereken yasal bir belgedir. Bu, özellikle şirketler için geçerlidir, ancak şirketinizi nasıl organize etmiş olursanız olun, davaları savunmak, İç Gelir Servisi'ne harcamaları açıklamak veya bir telif hakkı talebini desteklemek için birkaç örnek vermek için iş dakikalarına ihtiyaç duyabilirsiniz. Gelecekteki ihtiyaçlar için toplantı notlarını dosyada tutabilmek için düzenli ve düzenli bir şekilde birkaç dakika alacak birini atayın.

1.

Toplantının konusunu belirten bir başlık yazın veya yazın. Örneğin, "Yeni Ürün Stratejisini Tartışma Toplantısı" yazabilirsiniz. Tarih ve saati ekleyin. "Üçüncü kat konferans odası" veya "James Smith, Esq. Adresi ekleyin. Telekonferans veya video konferans yoluyla elektronik olarak katılanların yanı sıra elektronik ortamda bulunanların isimlerini de verin.

2.

Toplantının düzenlenme emrini ve kimin aradığını belirtin. Bu, toplantının resmen başladığını gösterir. Bu küçük bir nokta gibi görünse de, bazı durumlarda aslında hayati olabilir. Örneğin, bir kişi toplantıya sipariş verilmeden önce bir karar verdiyse, şirket kararın yönetim tarafından onaylanmadığını, çünkü resmi toplantının bir parçası olmadığını iddia edebilirdi.

3.

Çekirdeğin karşılandığını belirten bir not yazın. Bir yönetim kurulu toplantısı veya bir departman toplantısı için not alıp almadığınızı, toplantıyı resmi yapmak için yeterli sayıda katılımcının olup olmadığını belirtin. Bu numara şirketin yönetmeliklerinden veya belirtilen politikalarından gelir.

4.

İş öğelerinin tüm tartışmaları hakkında not alın. Tartışmanın neyle ilgili olduğunu, hangi sonuçlara varıldığını, kimin karar verdiğini ve bir karar alındıktan sonra hangi önlemlerin alındığını belirtin. Katılımcılar oy kullanırsa, oylamanın sonucunu kaydedin ve ölçüme kimlerin karşı çıktığını belirtin. Eğer bir tartışma, hiçbir işlem yapılmaması gerektiği, ancak konunun bir sonraki toplantıda görüşülmesi gerektiği konusunda fikir birliği ile sonuçlanırsa, fikir birimini dikkatlice kaydedin.

5.

"Toplantı ertelendi" yaz ve toplantının bittiği zamanı ver. Tartışılmayan artık işleri belirtiniz. Ertelemeden sonra gerçekleşen konuşmaları kaydetmeyin, çünkü bunlar toplantının resmi bir parçası değildir.

Bahşiş

• Not alan kişi, her zaman bir toplantı tutanağını onaylamak için bir üst sormalıdır. Bu, bir süpervizör veya yöneticinin dokümanı incelediğini ve doğru bulduğunu gösterir.