Toplantı Duyurusu Nasıl Yazılır?

Bir toplantı duyurusu yazmak, zamanı, yeri ve nelerin kapsandığını yazmaktan daha fazla zaman alır. İş arkadaşlarınız meşgul olabilir, katılmaları gerekmeyebilir veya toplantıya gelmemek için başka nedenlere sahip olmaları gerekmeyebilir, bu nedenle duyurunuzun katılımı en üst düzeye çıkardığından emin olmak isteyeceksiniz. Tüm temel bilgileri kapsayan, iyi bir katılım için ihtiyacınız olduğunda sandalyelerden daha fazla vücut almanıza yardımcı olacaktır.

1.

Toplantının sebebi ile başlayın. Genelde toplantı konusuna dahil olmayan çalışanları davet ediyor olabilirsiniz ve toplantı sebebi ile başlamadığınız sürece, yanlışlıkla toplantının kendileri için bir yararı olmadığını düşünebilirler. Örneğin, programcılar bir finans toplantısı hakkındaki bir toplantı duyurusunu okumayı bitiremezler. Toplantı, programcı girdisi gerektiren yeni donanım satın alımlarına odaklanacaksa, bu bilgiyi duyurunuzun başında alın.

2.

Beş W'ı dahil et. Katılımcıların, duyurularınızdan aldıkları lojistik bilgileri, kimin, ne zaman, nerede, neden ve hangi bölümleri olduğunu bulleterek bulmasını kolaylaştırın. Bunu yalnızca biçimlendirmeniz olarak kullanırsanız, insanları gelmeye ikna ettikten sonra saati, tarihi ve yeri en son yapın.

3.

Devamsızlığın olumsuz sonuçlarını verin. Katılımınızın olumsuz yanlarını ve hedeflerine ulaşamayan toplantıyı dahil ederek mesajınızın önemini arttırın. Örneğin, toplantıya yeterince bilgisayar programcısı katılmazsa, bu, hangi donanımın satın alınacağına karar vermede yeni donanım veya programcı olmayan kişilerin satın alınmasını geciktirebilir.

4.

Toplantıyı kimin istediğini söyle. İşçiler doğrudan üstleri veya bigwig'in çağırdığı bir şirketi toplantı yapmaktan kaçınmak istemeyeceklerdir. Toplantıyı arayan kişi önemliyse, duyuruya ekleyin.

5.

Bir RSVP isteyin. Potansiyel katılımcılar için toplantınızı kötü bir zamanda planlıyorsanız katılımınız düşük olabilir. İşçiler mesajınızı yanlış yorumladığı için katılımınız da düşük olabilir. RSVP'leri istemek, mesajınızı yanlış iletip iletmediğinizi veya toplantınızı kötü bir zamanda mı planladığınızı belirlemenizi sağlar. Telefon numaranız ve e-posta adresiniz de dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi girin.

6.

Bir harekete geçirme ifadesi ekleyin. Pek çok insan randevuları ayarlamak için teknolojiyi kullanır veya duvar veya masa takvimi gibi önemli tarihler belirtmenin başka bir yolunu kullanır. Davetlilerinize, şimdi toplantıyı not etmeleri için unutmamaları için bir istek ekleyin. Bu, duyurunuza dayanarak, katılmaya karar veren kişilerin olayın derhal planlanmasına neden olabilir.