Çalışanlar ile iletişim kurmak için nasıl yazılır

E-postanın popülaritesi arttıkça, yazılı iletişim becerileri azalmıştır. Bir çalışana kısa, gayrı resmi bir iletişim sunarken, bazı kurallar hala geçerlidir. Ne söyleyeceğiniz önemli değil, açık ve profesyonelce yazmıyorsanız, mesajınız çeviride kaybolabilir. Çalışanlarla iletişim kurmak için nasıl yazılacağını öğrenmek, herhangi bir küçük işletme sahibinin uzman olması için önemli bir beceridir.

1.

Çalışanları doğru adresleyin. Adlarını doğru yazdığınızdan emin olun ve "sevgili" veya aşırı resmi olan Bayan, Bayan veya Bay kullanımından kaçının Tipik olarak, yalnızca ilk adlarını kullanmak çoğu iş iletişimi için yeterli olmalıdır. Gerekli olmasa da, çalışana iyi günler dileyen veya hâlâ profesyonel olan bazı kişisel yorumlar yapan çok kısa bir giriş yapmak yararlı olacaktır. Bu, çalışanların daha değerli hissetmelerini sağlar.

2.

E-postanızın ana noktasını ilk paragrafa ekleyin. Ortalama bir çalışan günde birkaç bilgi parçası ile bombalanır ve bu yazılı iletişimin kaymasına neden olabilir. Amacınızı, e-postanın ilk paragrafında görmeniz ve ardından kalan gövdeyi, söyleyeceklerini daha da sağlamlaştırmak için kullanmanız gerekir.

3.

Önemli bilgilerin öne çıkmasına izin verin. Bir projenin belirli bir tarihte olması gerekiyorsa, bu tarihi belirlediğinizden ve e-postanın öne çıkacağı bir alana koyduğunuzdan emin olun. Örneğin, son tarihi bir paragrafa gömmek yerine, tarihi e-postada kendi satırında belirtin. Bu, bu bilgilere dikkat çekmeye yardımcı olacaktır. Bolding veya font renklendirmeyi kullanabilseniz de, bu profesyonelce görünmeyen bir e-postaya yol açabilir.

4.

Dost ve profesyonel arasında bir denge kurun. Çalışanlar bir şirket için önemli olduklarını ve takdir edildiklerini hissetmekten hoşlanırken, bir e-postada aşırı derecede gayrı resmi veya kişisel olmak, "patron" olarak konumunuzu aşındırabilir.

5.

Çalışana kapanma paragrafında ne yapmaları gerektiğini hatırlatın. Yine, birçok kişi yazılı iletişim üzerinden süzülür. Kimin başından sonuna kadar dikkat ederler. Son paragrafta gerekli noktaları yineleyin.

6.

Uygun bir kapanış ifadesi kullanın. "Teşekkürler (adınız) veya benzer bir kapanış ifadesi içermezseniz, e-postanız aşırı brus olarak yorumlanabilir. Unutmayın, çalışanlar takdir edilmek ister ve bu onlara izin verecek küçük bir not eklemek için mükemmel bir mekandır. Çabalarını takdir ettiğini biliyorsun.