Bir E-posta İsteği Uygunluğu Nasıl Yazılır

E-posta kabul edilen bir iş iletişimi şeklidir ve bu yöntemi bir toplantı için uygunluk isteği istemek için kullanabilirsiniz. Tanımadığınız ve ürünleriniz veya hizmetleriniz hakkında az bilgiye sahip olan bir kişiyle iletişim kurarken, bilgiyi olabildiğince net bir şekilde aktarmanız gerekir. Birçok yöneticinin e-postalara akıllı telefonlar ve tabletler üzerinden eriştiğini ve uzun mesajları okumak için zamanları olmadığını unutmayın. E-postanız kibar ve uygun bir dil kullanarak bu noktada olmalıdır.

1.

E-postayı kişisel olarak ele alın ve başlangıçta amacını mümkün olduğunca kısa bir süre için belirtin. Çok az sayıda iş adamı ne istediğinizi anlamaya çalışan birkaç paragraftan okumaya vakti var. E-postayı, okuyucuyu istediği zaman randevu almasını söyleyen bir cümleyle açın.

2.

Toplantıyı isteme sebebinizle amaç bildirimini takip edin. Alıcıya kısaca kim olduğunuzu ve onunla neden buluşmanız gerektiğini nedenini söyleyin. “Benim bölgenizde faaliyet gösteriyor ve size fayda sağlayabilecek bir hizmetim var” gibi açık bir dil ve kısa cümleler kullanın.

3.

Toplantı için bir kaç olası tarih ve saat önerin, bu tarihlerden hiçbiri uygun değilse alternatif seçenekler için bir istekte bulunun. Bu, toplantıyı alıcıdan ayarlamak için olanları ortadan kaldırarak yanıt vermesini kolaylaştırır. Kullanılabilirliğinin ayrıntılarını vermesini isterseniz, sizden daha fazla iş yapmasını istersiniz.

4.

Toplantının yerini ve seçim nedenlerinizi açıkça belirtin. İlk toplantıda, talebi yapan kişinin toplantıya seyahat etmesini talep eden kişi için uygulama kabul edilir. Bununla birlikte, eğer alıcının işletmenize gelmesi gerekiyorsa, tesislerinizi ve ürünlerinizi görebilmesi için bu geçerli değildir. Bu durumda, e-postanız bunu açıklamalıdır.

5.

E-postanızda kullanılabilirlik isteyen kibar ve medeni bir dil kullanın ve yazım ve dilbilginizin doğru olup olmadığını kontrol edin. Potansiyel bir müşteri veya iş ortağı, dili zayıf bir şekilde anladığını belirten bir mesajla ertelenebilir. İşinizle bir ilişki kurmasından alıcıya olası faydalardan kısaca bahsedin.

6.

Firmanız ve ürünleriniz veya hizmetleriniz hakkında bilgileri e-postaya ekleyin, böylece alıcı onlara kolayca erişebilir. Alıcıya bir toplantı isteğinde bulunma nedenini anlayabilmesi için şirket web sitenize bağlantılar veya ürününüz veya hizmetinizle ilgili haber makaleleri sağlayın. E-postanın boyutunu iki megabayttan az tutun ve eklerin bilgisayar virüsleri içermediğinden emin olun.

7.

Alıcı yanıt vermediyse, bir hafta sonra e-posta isteğini takip edin. İkinci e-postanızda, ilk e-postayı aldığına dair onay isteyin ve toplantı isteğinizi yineleyin. Almadıysanız, yanıtı için alıcıyla belirli bir tarihte telefonla iletişim kuracağınızı ve takip etmenizi sağlamak için telefon görüşmesini planlayacağınızı belirtin.

Gerekenler

• İsim ve e-posta adresi
• Potansiyel tarihler ve saatler
• Yazım denetleyicisi
• Elektronik tanıtım malzemeleri