Bir Şirket Yetkilisini E-postayla Nasıl Karşılama

Protokol ve görgü kuralları yüksek oranda iş dünyasında. Belki de mutlak bir yabancı yürürken ve sizi isimle çağırdığınızda şok oldunuz - yakaunuzda hala bir isim etiketi olduğunu fark edene kadar. Size alınmamış olsanız da, çok rahat bir yaklaşımın ne kadar can sıkıcı olabileceğinin bir örneği; Elbette tanımadığınız bir şirket yöneticisi ile ilk kez iletişim kuracağınız bir izlenim değildir. Görgü kuralları standartları daha rahat davranmayı tercih etse de, ilk izlenimler yine de dikkatli bir yaklaşım gerektirmektedir. İyi bir davranış sergilemekle asla suçlanamazsın.

1.

Asistanı, yazı yazacağınız kurum görevlisine çağırın. Bir e-posta göndereceğinizi ve uygun e-posta adresinden, memurun adının yazılışından ve nasıl ele alınmayı sevdiğinden emin olmak istediğinizi açıklayın. Bu standart bir istektir ve asistanınız sorularınızı cevaplamaktan memnuniyet duyacak ve hatta yazdığınız konuya nasıl yaklaşacağınız konusunda size birkaç ipucu verebilir.

2.

Standart e-posta formatını kullanın ve e-postaların sabit, ifadelerinden veya hoş grafiklerden kaçının. Birçok şirket güvenliği korumak için HTML'yi gelen e-postalarından çıkarır. Bu, bir kısa mesaj grafik, özel yazı tipi ve kalın veya italik ücretsiz bırakır.

3.

Yetkilinin adını bilmiyorsanız, mektubunuzu "Sayın Bay" (veya Madam) kullanarak başlatın. Aksi takdirde, "Sayın Bay Soyadı" nı kullanın. Bir iş ortamında "Sevgili Bayan Soyadı" uygun olarak kabul edilir.

4.

Kişinin "Jane Doe, CPA" veya "John Smith, Ph.D." gibi profesyonel tanımlarını kullanın. Avukatlar için "Jane Doe, Esquire" veya "John Smith, Hukuk Avukatı" nı kullanın. Profesyonel isimlendirmeyi kullanırken, isminden Bay veya Bayan'ı atlayın. Profesyonel tanımlamayı yalnızca ticari yazışmalar yaparken kullanın; aksi takdirde, Bay veya Bayan'ı kullanın.

5.

Çiçekli nesir, argo veya saygısız sözlerden kaçının. İş iletişimlerinizi iş gibi tutun. Geleneksel bir "Saygılarımızla" veya "Saygılarımla" ile kapatın ve tam adınızı yazın. İşletme ayarlarında normal şekilde nasıl adreslendiğinize göre takma adınızı kullanmayın.

Bahşiş

• Tüm başarılı ticari yazışmaların arkasındaki yol gösterici ilke, mektubun ele alındığı kişiye saygıdır. Bu, çok fazla değerli iltifat ve sadakat vaadi anlamına gelmez. Bu sadece hoş bir iş tonu almak ve mesajı kısa ve öz tutmak demektir.

Uyarı

• Bir işletmeye kişisel posta göndermeyin. Bir restoranda birisiyle tanışırsanız, ne kadar güzel bir sohbete başladığınızdan bahsetmek doğru olacaktır, ancak beraber olduğu ateşli bebekle ilgili konuyu ya da ikinizin de konyakla sarhoş olmasından bahsetmeyin. İş yazışmasında asla bir projeksiyon perdesinde çoğaltılmış görmek istemeyeceğiniz bir şeyi mahkemeye vermeyin.