İşletme Sorunu Zaman Çizelgesi Nasıl Belgelenir

Belgeleme, herhangi bir işin önemli bir parçasıdır. Sorular ve sorunlar her zaman ortaya çıkar ve ortaya çıkacak gelecekteki sorunları desteklemek için oturum açma ve çıkış sayfaları, olay raporları ve diğer günlük işlem özetleri gibi evrakların olması yararlı olur. Bir olayla ilgili bir dava ortaya çıkarsa, bir proje yoldan çıkar veya geliştirme aşamasında olan bir yazılım programı bir testi geçemezse, dokümantasyonlu bir zaman çizelgesi oluşturmak kök neden analiz prosedürünün bir parçasıdır.

Sorun kaynağı çözümlemesi

Bir sorun ortaya çıktığında, yalnızca asıl sorunun bir belirtisi olabilir. Kök neden analizi, bir konuyu ele alma ve zaman içinde geriye gitme ve soruna yol açan bir olaylar zincirini neyin çökertdiğini bulmak için bir yöntemdir. Kök neden analizi, araştırılacak konuyla başlayarak sebep ve sonuçların incelenmesiyle bir zaman çizelgesi geliştirir.

Ne oldu?

Kök nedenlerin bir belirtisi olarak düşünülebilecek olan görünür konuyla başlayın. Konunun fiziksel, insani ve operasyonel unsurlar açısından tam bir açıklaması, sorunun nedenini aramaya başlamak için bir yer ortaya koyabilir. Bu üç öğeyi zaman çizelgenizde taşıyın ve her öğenin araştırılan konudaki bölümünün olası nedenleriyle ilgili notlar alın. Daha fazla analiz yapılmadan açık bir neden belirlenebilir, ancak olmasa da, her bir elemanın sebep-sonuç ilişkisini kök neden ortaya çıkana kadar zaman içinde geri taşımak, katkıda bulunabilecek bir yan sorunu kaçırmamanızı sağlar.

Neden Oldu?

Soruna yol açan herhangi bir fiziksel, insani veya örgütsel faktörün tarihini, saatini ve açıklamasını belgeleyin. Teslimin başarısızlığı, kilit bir makinenin bulunmaması veya önemli bir bilgisayar programının arızalanması gibi fiziksel nedenler açısından konunun tam olarak ne olduğunu belirlemek. O zaman insan katılımı meselesinde nasıl bir karar buldu. Bir projenin izini sürmesi durumunda, örneğin, katılımcının yokluğu nedeniyle olabilir, bilgi geç sağlandı veya birisi hata yaptı. Politikadaki bir değişiklik, hiyerarşik iletişimdeki başarısızlığın neden olduğu gecikmeler veya yanlış anlamalar gibi meseleye katkıda bulunan organizasyonel nedenleri kontrol edin.

Kök Sebep Nedir?

Gerçek suçluyu bulmadan önce analizinizi birkaç sebep ve sonuç katmanından geriye taşımak zorunda kalabilirsiniz. Fiziksel, insani veya operasyonel sorunları içeren bir dizi yan sorunun, incelenen konuya katkıda bulunabileceğini de bulabilirsiniz. Zaman çizelgenizdeki her örneği belgelemek ve bu örneğe bağlı herhangi bir evrakı toplamak, sorunu neyin çözeceğine ve çözümün nasıl oluşturulacağına ilişkin kararınıza temel oluşturacaktır. Politika planlama oturumu sırasında hatalı bir karar, araştırmakta olduğunuz soruna zaman içinde yol açmış olabilir ve zaman çizelgeniz, hatalı kararın verilmiş olduğundan bu yana etkilerini düzeltmek için bir yol haritası sunar.