Muhafaza İçeren Bir İş Mektubu Nasıl Yazabilirim?

Normal işlerde, şirketiniz müşteriler, satıcılar, satış şirketleri, çalışanlar ve çeşitli diğer kişilerle iletişim kurmak için çeşitli mektuplar kullanması gerekecektir. Resmi iş mektupları son derece dijital bir dünyada eski gibi görünmekle birlikte, bir mektubu ve uygun muhafazaların nasıl düzgün bir şekilde biçimlendirileceğini ve bir araya getirileceğini bilmek sizin ve şirketinizin profesyonel bir kuruluş olarak görülmesini sağlayacaktır.

Net Bir Amaç Belirtin

İş yazışmalarınızı yazarken amacınızı açıkça belirtin ve mesajınızı doğrudan içine aldığınız öğelere bağlayın. Şirketinizle ilgili bilgi talebinde bulunma, potansiyel müşteriye kendinizi tanıtma veya bir iş teklifiyle bir yatırımcıya yaklaşma olabilir. Alıcı neden yazdığınızı bildiğinde, gönderdiğiniz muhafazalar daha mantıklı olacak ve mektubunuzdaki bilgilerden görülebilecek.

Muhafazalar Devamlı Katılımları Davet Ediyor

• Sindirilebilir Bilgi: E-postanın ortaya çıkmasıyla birlikte, dijital otoyolların etrafından akan iletişim miktarı çok fazladır. Ortalama bir işçi her gün 100 ila 200 e-posta alır ve her birinde bulunan tüm bilgileri kesinlikle sindiremez. Basılı bir mektup dijital gelen kutusundan sıyrılabilir ve okuyucunun dikkatini çekebilir. Şirketiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek veya tekliflerinize yanıt vermek için kasalarınızı okuyarak okuyucunuzu daha tam olarak çalışmaya davet edin.

• Geri bildirim: Harfler bir iletişim şekli olsa da, tek taraflıdırlar. Mesajınızı iletme fırsatınız var ancak yazdığınız kişiden geri bildirim almıyorsunuz. Muhafazalar "konuşmanın" diğer tarafını duymanıza izin verir. İade kartpostalı, e-posta veya formun doldurulması yoluyla cevap istiyorlar ve mesajınızın ne kadar iyi alındığı konusunda bir fikir veriyorlar.

Muhafaza Örnekleri

Mektubunuza nelerin dahil edilebileceği ile ilgili belirlenmiş bir kural yoktur. Ancak, yalnızca amacınız için gerekli olanı gönderin. Alıcıyı bunalmış hissedecekleri kadar materyalle aşırı yüklemeyin; Materyali okumalarını, atmamalarını istiyorsunuz. Eklere örnekler:

• Broşürler - şirketiniz, ürünleriniz veya hizmetleriniz hakkında bilgiler içeren belgeler
• Yasal belgeler - Gizlilik Politikası Beyanları, sürüm formları
• Teklif Sayfaları - sağlayıcıların şirketiniz için iş yapma uygulamaları
• Vergi formları - Dosyada tutmanız gereken W-9 vergi belgeleri

Muhafaza Mektuplarını Biçimlendirme

Resmi bir iş mektubu okuyucunun belgeleri iliştirdiğinizden haberdar olmasını sağlamalıdır. Belgelere isme göre başvurmak iyi bir fikirdir ve bir cevap gerektiriyorsa, bunu da belirtiniz. Örneğin, "Lütfen ekteki W-9 formunu 31 Aralık'a kadar ofisimize gönderin." Ayrıca, mektubunuzun sonunda, imzanızın altındaki iki satır, aşağıdaki işaretlerden birini içeriyordu:

• Muhafazalar (2)

• Encl .: Ürün broşürü (1), Müşteri Yorumları (2)

• Enc .: W-9 Formu

Geçmişte, eklerden bahsetmek için kullanılan standart dil, "Kapalı, lütfen bul ..." ibaresini içeriyordu. Ancak, bu cümle eski ve kullanımdan düşmektedir. Ne de olsa, okuyucunuza zaten belgeleri iliştirdiğinizi söylediniz, bu yüzden onları bulmaları gerekmiyor. Basitçe, " _ ____ ekliyorum " yazmanız yeterlidir.

Dijital Dünyadaki Muhafazalar

İnternet üzerinden çok sayıda iş yazışmaları gerçekleştiğinden, iş mektubu yazmanızın çoğu e-posta olarak gerçekleşebilir. Bu durumda, belgeleri elektronik olarak ekleyeceksiniz ve ifadeyi değişikliği yansıtacak şekilde değiştirebilirsiniz. Belge dosyalarını uygun formatlarda ve makul indirilebilir boyutlarda tuttuğunuzdan emin olun.

Göndermeden Önce Kontrol Et

Postalarınızı göndermeden önce muhafazalarınızı mektubunuzla birlikte yerleştirdiğinizden emin olun. Benzer şekilde, bir e-posta gönderirken dokümanlarınızı gerçekten eklediğinizden emin olun. Bu hatayı yapmak kolay olsa da, bu ayrıntıya dikkat çekmek profesyonel görüntünüzü etkileyebilir ve alıcıya ayrıntılara dikkat etmediğiniz izlenimini verebilir.