Otel Ön Bürosu Organizasyon Yapısı

Bir otelin ön ofisi belki de organizasyonun en önemli alanıdır. Departmanını oluşturan çalışanlar, konuklarla etkileşimde bulunan kuruluşun ilk ve bazen sadece temsilcileridir. Otelin ön ofisinin organizasyon yapısı, tesisin küçük bir işletme mi yoksa büyük bir tesis mi olduğuna bağlı olarak değişse de, tüm kurumlarda belirli roller bulunmaktadır.

Ön büro yöneticisi

Ön büro müdürü veya ön büro sorumlusu, oteldeki tüm ön büro işlemlerini yurt dışında gerçekleştirmiştir. Personel yöneticisi olarak, bu birey çalışanlarını her zaman uygun kapsamın olmasını sağlamak için planlar. Otel yönetimi tarafından yönetilen politika veya prosedürleri de uygular. Ünlüler veya saygınlar gibi VIP'ler işyerinde kaldıklarında, ihtiyaç duydukları kişisel ilgiyi sağlamaktan genellikle sorumludur. Çoğu durumda, ön büro yöneticisi otelin genel müdürüne rapor verir.

Rezervasyonlar

Otel ön büro resepsiyonu ve rezervasyonları çalışanları en çok misafirlerle etkileşime girer. Rezervasyon görevlileri, konuklarını telefon ve internet yoluyla, konaklamalarını planlayarak ve sahip olabilecekleri özel ihtiyaçları belgeleyerek perspektifle iletirler. Örneğin, bir konuk sigara içmeyen bir katta bir oda talep ederse, rezervasyon memuru bunu özel olarak not edecektir, böylece misafir geldiğinde uygun bir oda hazır olacaktır.

Resepsiyon

Konuklar geldiğinde, resepsiyon memurları onları teslim alır, adlarını tesis kayıt defterine yerleştirir, bir odaya atar ve misafirlerin kaldıkları süre boyunca yapabilecekleri temel soruları veya istekleri cevaplar. Örneğin, bir konuk sızdıran bir banyo musluğunu bildirmesi için resepsiyonu arayabilir. Katip daha sonra uygun onarımların yapılabilmesi için bakım departmanıyla irtibata geçecektir. Konukların kalışlarının sonunda resepsiyon görevlisi onları kontrol eder. Ayrıca, katip, misafir adamın yönetmesi gereken endişeleri de bildirir.

Porter Hizmeti

Bir otel teknisyeni ya da hamalcısı, kurumu kontrol ettiklerinde konukları selamlıyor. Bu şahıs konukların valizlerini odalarına gösterirken taşır. Odadaki her şeyin düzenli ve düzgün bir şekilde çalıştığından emin olarak taşıyıcı, aydınlatma ve havalandırma gibi oda ekipmanlarını kontrol eder. Ayrıca televizyon uzaktan kumandası ve telefonlar gibi otel sistemlerinin işletilmesinde ziyaretçilere talimat verebilir.

Kapıcı

Bir otelin kapıcısı, konukların eğlencelerini, seyahatlerini ve diğer etkinliklerini koordine eden bir ön büro uzmanıdır. Konukların yerel cazibe merkezlerine yönlendirme gibi bir sorusu olursa, cevabı en kısa sürede bulur. Buna ek olarak, restoran rezervasyonları yapıyor, araba servisi sipariş ediyor ve hatta konuklar için kişisel alışveriş ayarlayabilir.