Fatura Mektubu İtiraz Nasıl

Hatalı bir satıcı veya tedarikçiden fatura mektubu alırsanız, derhal yanıtlayın ve sorunu netleştirin. Bir faturayı ele almamak, gecikmiş ücretlere neden olabilir ve hatta işletme kredisi puanınızı etkileyebilir. Fatura mektubunu telefonla tartışmak daha hızlı olsa da, postayla yanıt verirseniz talebinizi desteklemek için ekler ekleyebilirsiniz.

Kitaplarınızı Kontrol Edin

Bir şey için faturalandırılıyorsanız, şirketten biri ilk isteğin bir parçası olarak bir satın alma siparişi numarası vermiştir. Bu numarayı takip edin ve hizmete devam eden kişiyle konuşun. Sözleşmenin ayrıntılarını doğrulayın ve siparişin faturanın doğruluğuna ilişkin pozisyonunuzu teyit etmek için sipariş verildiğinde yapılan sözleşmeden doğan evrakları okuyun.

Kanıtınızı toplayın

Asıl fatura fiyatının ne olacağını belirten destekleyici belgelerin kopyalarını alın. Fatura ödememekle suçlanıyorsanız, muhasebe departmanınızdan gönderilen ödeme çekinin bir kopyasını yazdırmasını ve çekin onaylanıp onaylanmadığını doğrulamasını isteyin. Çevrimiçi sipariş verdiyseniz ve bir e-posta onayı aldıysanız, bunu da yazdırın. Konumunuzu sağlamlaştırmak için bu belgeyi anlaşmazlık mektubunuza ekleyin.

Mektubunu Yaz

Fatura mektubu anlaşmazlığınızı şirket antetli kağıdına yazdırın ve gönderen kişiye hitap edin. Mektubu aldığınızı kabul edin ve neden itiraz ettiğinizi açıklayın. Amacınızı vurgulamak için dahil ettiğiniz belgelere başvurun. Örneğin, “Ekli sözleşmede göreceğiniz üzere, taco stand ekleme inşaatının toplam faturası, tamamlandığında ödenmesi gereken 1000 $ idi. Faturanız 2.000 $ 'dır, bu hatalı. ”

Sorunlu Hizmet Faturası

Fatura ödememekle gerçekleştirilen hizmetin kalitesine itiraz ediyorsanız, endişelerinizi ana hatlarıyla açıklayarak servis sağlayıcıyla olan anlaşmazlığı çözmeye çalışın. Talebinizi desteklemek için destekleyici belgeler sağlayın ve yanıt bekleyin. Örneğin, “Orijinal sözleşmemiz, 5 müşteriye saat 5: 00'de, 50 müşteriye yemek hizmeti sunmaktı. Catering temsilcileriniz 40 dakika geç geldi ve yalnızca 30 kişiyi besleyecek kadar yiyecek getirdi. Asıl anlaşmamızın ihlalini yansıtmak için bir fatura düzenlemesi talep ediyorum. Referansımız için sözleşmemizin bir kopyası ekte sunulmuştur. ”

Düzeltici İşlem İste

Hangi düzeltici faaliyet gerekli olursa olsun bir talepte bulunun. Örneğin, fatura hatalı bir tutar içinse, şirketten yerine revize edilmiş bir fatura göndermesini isteyin. Servis sağlayıcıyı ileride tekrar kullanırsanız, finansal evrakları iki kez kontrol etmek için not alın.

İletişim Bilgilerini Sağla

Mektubunuzu imzaladığınızda, doğrudan telefon hattınız ve e-posta adresiniz gibi iletişim bilgilerinizi ekleyin. Alıcının, mektubunuzu aldığında size bildirmesini isteyin; böylece sorunu telefonla veya e-postayla daha fazla tartışabilirsiniz.