Organizasyon Şeması Nasıl Kullanılır?

Bir kuruluş şeması işletme yöneticilerinin işletme yapısı içindeki rollerini ve komuta zincirini tanımlamalarına yardımcı olmak için kullanılan bir araçtır. İşiniz daha büyük veya küçük olsun, bir kuruluş şeması kullanmak, görevleri etkin bir şekilde yönetmenize, büyüme stratejileri geliştirmenize ve personel arasında verimli etkileşimi geliştirmenize yardımcı olabilir. Dikkat, organizasyon şeması oluşturmaktan daha fazlasını yapmak zorunda olduğunuzu; Siz ve çalışanlarınız, standart iş operasyonlarınızın bir parçası olarak atıfta bulunmanız gerekir.

Grafikteki her şeyin güncel olduğundan emin olmak için grafiği inceleyin. Bu, iş tanımlarının ve çalışan adlarının güncellenmesi gerektiği anlamına gelir. Tek mal sahibi, ismini her iş unvanının altında bulabilir; bu, şirket içindeki “işlerin” örgütlenmesini engellememelidir. Büyük şirketler, belki de üst üste binen pozisyonlarda bile birçok isim ve işe sahip çok geniş bir çizelgeye sahip olabilirler.

Çalışanlara kuruluş şemasının bir kopyasını verin. Onlara okumayı ve iletişim numaralarıyla birlikte bir şirket kaynak dizini vermelerini öğretin. Bu, birisinin bilgi edinmesi gerektiğinde bir sürü problemi ortadan kaldırır; emir komuta zincirini takip edebilir ya da doğrudan istenen bölüme gidebilirler.

Grafikteki en büyük boşluğun nerede olduğunu belirleyin. Tek sahibi veya çok küçük bir organizasyon için sadece birkaç kişi her şeyi yapıyor, bu diğer çalışanlar için değerli zaman kazandıracak bir pozisyonu bulmak anlamına geliyor. Örneğin, bir tek mal sahibi rakamlarla çalışmaktan nefret edebilir; Bir muhasebeciyi işe almak, kitapların üzerine baskı yapmak yerine satışlara odaklanmak için zaman ayırabilir.

Yeni pozisyonların oluşturulabileceği ve hangi başlığın altında olacak alanları arayın. Yeni konumu görev tanımı ve görevleri ile tanımlayın ve bu kişinin hangi unvanı denetleyeceğini belirleyin. Yönetimi farklı kişilere dağıtmak, işlemlerin daha verimli bir şekilde akmasına yardımcı olur.

Çok fazla örtüşme olan bölgeleri arayın. Satışlar, zorlu ekonomik zamanlar veya diğer iş faktörleri nedeniyle düşerse, düşük üretici satış temsilcilerinden vazgeçmeyi düşünün. Kimse kimseyi bırakmayı sevmez, ancak tüm şirketin ve diğer çalışanların sağlığına bakıldığında, seçenek, ihtiyacınız olanı serbest bırakmak ve şirketi canlı tutmaktır.

Organizasyon şemasını, yapılan değişikliklere bağlı olarak gerektiği şekilde gözden geçirin. Güncellemelerin çalışanlara dağıtıldığından emin olmak, aynı sayfadaki herkesin aynı amaçlara yönelik olarak çalışmasını sağlamaya yardımcı olur.