Bir Excel Dosyasına MS Access Raporu Oluşturma

Microsoft Access, Microsoft Office'in profesyonel ve kurumsal sürümleriyle birlikte gelen güçlü ilişkisel veritabanı uygulamasıdır. Dünyadaki sayısız işletme, iç envanteri, muhasebe ve diğer verimlilik odaklı uygulamaları güçlendirmek için Access veritabanlarını kullanır. Kendi başına, Access, bir Microsoft Excel elektronik tablo uygulamasından beklediğiniz hesaplamaların çoğunu gerçekleştirme yeteneğine sahiptir. Access, güçlü raporlama özelliklerini kullanarak, neredeyse sınırsız sayıda kritere veya değişkene dayalı, dinamik, veri odaklı raporlar oluşturabilir. Access raporları kurum içi iş kararları için mükemmel araçlar olsa da, dış muhasebeciler veya denetçiler Access'e sahip olmayabilir ve programdan oluşturulan raporları görüntüleyebilir. Neredeyse tüm muhasebeciler, CPA'lar ve denetçiler bilgisayarlarına yüklü Excel'e (ya da Excel uyumlu bir uygulamaya) sahiptir, ancak Access programında olmayan bir kullanıcıya veritabanı programında oluşturulan raporun görüntülenebilir ve düzenlenebilir bir versiyonunu sunmak istiyorsanız, verilerini bir Excel elektronik tablosuna vermelisiniz.

1.

Bilgisayarınızda Microsoft Access'i başlatın. “Dosya” sekmesini ve ardından “Aç” ı tıklayın. Excel'e vermek istediğiniz raporu içeren Access veritabanını açın.

2.

Ana veritabanı penceresinin sol tarafındaki “Gezinti Bölmesi” ne tıklayın. Tüm Erişim Nesneleri bölmesinin altındaki “Raporlar” bölümüne gidin.

3.

Excel'e vermek istediğiniz raporun adını çift tıklatın. Access raporu çalıştırır ve Tüm Erişim Nesneleri bölmesinin sağında görüntüler.

4.

Şerit çubuğunda “Dış Veri” sekmesine tıklayın. Rapor Düzeni Araçları başlığının altındaki “Excel” simgesini tıklayın.

5.

“Export - Excel Spreadsheet” penceresindeki “Browse” butonuna tıklayın. Bilgisayarınızdaki raporun Excel sürümünü kaydetmek istediğiniz klasörü seçin ve ardından “Kaydet” i tıklayın.

6.

“Dosya Biçimi” etiketinin yanındaki açılır oku tıklayın. Dışa aktarılan dosyayı biçimlendirmek istediğiniz Excel sürümünü tıklayın ve seçin. Liste iki seçenek içerir: “Excel 97 - Excel 2003 Çalışma Kitabı” ve varsayılan olan “Microsoft Excel 5.0 / 95”. Çoğu durumda, değeri varsayılan ayarda bırakmalısınız.

7.

Ham verileri üstbilgi veya düzen biçimlendirmesi olmadan dışa aktarmak istemediğiniz sürece “Biçimlendirme ve düzen içeren verileri dışa aktar” seçeneğini etkin bırakın. Dışa aktarılan dosyanın, dönüştürme işlemi tamamlandıktan sonra Excel'de hemen açılmasını istiyorsanız, "Dışa aktarma işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç" seçeneğini etkinleştirin. Aksi takdirde, seçeneğin yanındaki kutuyu işaretlenmemiş halde bırakın.

8.

Veri kümesinde yalnızca belirli kayıtları görüntüleyen bir rapor görüntülüyorsanız “Yalnızca seçilen kayıtları ver” seçeneğini etkinleştirin. Aksi takdirde, seçeneği boş bırakın.

9.

“Tamam” düğmesine tıklayın. Birkaç saniye sonra, Verme Adımlarını Kaydet penceresi ekranda belirir. Gelecekte aynı Excel verme seçeneklerini kullanmak istiyorsanız, “Verme Adımlarını Kaydet” seçeneğini etkinleştirin. “Export - Excel Spreadsheet” penceresini kapatmak için “Close” butonuna tıklayın. “Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç” seçeneğini etkinleştirdiyseniz, Excel raporu açar ve elektronik tablo biçiminde görüntüler. Aksi takdirde, raporu “Dosya | Şerit çubuğunda Aç ”seçeneği.

Bahşiş

• Şerit çubuğunun Dış Veri sekmesindeki "Kaydedilen Dışa Aktarma" simgesine tıklayarak kayıtlı dışa aktarma ayarlarınıza erişebilirsiniz. Bu, Access raporlarını seçtiğiniz seçeneklerle daha hızlı bir şekilde Excel'e aktarmanıza olanak tanır.