Politika ve Prosedür Yazma Yönergeleri

İşletmelerde tutarlılığı ölçmek için politikalar ve prosedürler veya uzun vadeli hedefleri planlamaya yönelik kılavuzlar oluşturulur. İyi yazılmış politikalar ve prosedürler yalnızca işletmenin eyalet ve federal kurallara uyup uymadığını ele almakla kalmaz, aynı zamanda işletmenin nasıl yönetileceğini, riski yönetmeye ve işin nasıl yürütüleceğini iyileştirmeye de odaklanır. Özellikle, politikalar ve prosedürler uygunluk için bazı işlemleri standart hale getirir ve çalışanlarla iletişimi netleştirir.

odak

Belgelendirme planlamasında odaklanmaya karar verin. Telefona nasıl cevap verileceği gibi bölümdeki her adım için politikalar ve prosedürler oluşturmaktan kaçının. Bunun yerine, aşamalarda çalışın ve müşteri envanterinin nasıl takip edileceği gibi şirket için en önemli olan bölümleri ve süreçlerini seçin. Belgelendirdiğiniz işlemlerin sağlam bir yer edinmiş sayılan prosedürlere sahip olduğunu kontrol edin. Her bir sürecin önemine göre öncelik verin ve bu aşamanın sonuna ulaşana kadar her departmana devam edin.

içindekiler

Başarılı belgeler, en üstte, sürecin amacını ve kapsamını, sorumlu bölümlerin tanımlanmasını ve anahtar terimlerin tanımlarını belirten standart bir metin içermelidir. Ayrıca, sonuçları ve süreçleri not alan ölçümler, ayrıca diğer belgelere veya geçerli yasa ve yönetmeliklere yapılan atıflar da gereklidir. Ayrıca, envanter formları, müşteri bilgi formları veya diğer belgeler gibi ana hatlarıyla belirtilen süreçlerle ilgili formları da ekleyin.

Hatalardan Kaçınmak

Work.com'un “Politikalar ve Prosedürleri Yazma Kılavuzu” na uygun olarak, yedi C'ye bağlı kalarak politikaları ve prosedürleri belgelemekle ilgili hatalardan kaçının: bağlam, tutarlılık, bütünlük, kontrol, uygunluk, doğruluk ve açıklık. Belge, süreçlerin ne olduğunu ve nasıl gerçekleştirileceğini açıkça tanımlamalıdır. Tutarlılık, politika ve prosedürleri yazmak için standart bir yol oluşturulmasına yardımcı olur. Tamamlanma açısından, politikalar ve prosedürler, bilgi boşlukları olmadan süreçleri mantıksal olarak açıklamalıdır. Kontrol, bir işlemin etkili bir şekilde yapıldığını belirleyen ölçümleri listelemeniz gerektiği anlamına gelir. Uyum sorunları veya eyalet ve federal kurallara göre kılavuz ilkeler, yazıldıkları ilgili kurallarla ilgili olmalıdır. Son olarak, belgeler dilbilgisi açısından doğru ve özlü olmalıdır.

Gelişme iyilesme duzelme ilerleme

Sürekli iyileştirme için politikalar ve prosedürler oluşturarak para tasarrufu yapabilir ve üretkenliği artırabilirsiniz. Eski belgeler, sorunlu alanları ele almanızı engeller. Belgeleri mevcut işlemlerle rutin olarak karşılaştırın ve dinamik değişime göre belgeleri güncelleyin.