RFP Geliştirme Yönergeleri

Teklif talepleri, tedarikçilerinizin ve tedarikçilerinizin yaklaşmakta olan projeniz için bir teklif sunması ve teklif sunması için gereken bilgileri sağlar. Bir RFP yazarken ayrıntılar önemlidir. Daha fazla ayrıntı, bir veya daha fazla RFP'nin ihtiyaçlarınızı karşılaması olasılığını artırır. RFP'nizi yazmaya başlamadan önce, ihtiyacınız olan tüm bilgilerin bir taslağını hazırlayın.

Bazı Arkaplan Bilgileri

Tarihçe, ürünler veya hizmetler, istatistikler, güçlü yönler, zayıf yönler ve demografik bilgiler dahil olmak üzere şirketiniz hakkında temel bilgiler sağlayın. Bir amaç beyanı, şirketinizin ne tür bir ürün veya hizmete ihtiyaç duyduğunu ve nedenini açıklar. Projenin hedefleri hakkındaki bilgileri takip edin ve bu hedeflerin şirketinizdeki belirli bir ihtiyacı nasıl karşılayacağını açıklayın. Grubun büyüklüğü veya özel özellikleri de dahil olmak üzere projeden faydalanacak paydaşlarla ilgili bir bölüm, teklif yazarlarının projenin şirketinizin yaptığı işe nasıl uyduğunu anlamalarına yardımcı olur.

Ne istiyorsunuz

Teklife dahil edilmesi gereken teslimatları belirtin. 20 yeni iş istasyonu gibi somut teslimlerin dahil edilmesi önemlidir, ancak maddi olmayan duran varlıkları unutmayın. Teslim edilebilir ürünler, yeni ürün veya hizmetin şirketinize nasıl yardımcı olacağı konusundaki beklentilerinizi de içerir. Örneğin, şirketiniz özel yazılım sağlamak için bir şirket seçiyorsa, teslim edilebilir bir kişi, yazılımın eski sisteminizden kesintisiz veri geçişine izin vermesi gerektiğini belirtebilir. Belirli yayınlarınız yoksa ve bir sorunu ya da ihtiyacı çözmek için fikirler arıyorsanız, satıcılardan kendi çözümlerini sağlamalarını istemek için bu bölümü kullanın.

Proje gereksinimleri

Satıcıların doğru teklifler sunmak için mümkün olduğunca fazla bilgiye ihtiyaçları var. Projenin ne zaman başlayıp biteceğini, bütçenizin boyutunu, fatura ayrıntılarını ve teşvikleri veya cezaları bildirmelerini sağlayın. Ayrıca, projenin her bir aşamasını tamamlamak için hedef tarihlerini dahil edebilir, performans standartlarını belirleyebilir ve satıcının ilerlemesini nasıl izleyeceğinizi açıklayabilirsiniz. Herhangi bir özel gereksinimin satıcılarını bilgilendirin. Tedarikçilerden, şirketiniz veya kurumunuzla aynı tip işe alım uygulamalarını takip etmesini ya da belirli mesleki lisanslara sahip olmalarını isteyebilirsiniz.

Kazanan sensin

Bir teklif sunmak için format bölümünde satıcıların ne yapması gerektiğini açıklayın. Belirli bir formatta veya yazı tipinde önerilerde bulunmanız gerekirse, stil kılavuzunda olduğu gibi, gerekli bölümlerin ana hatları faydalıdır. Teklifin kime sunulması gerektiği ve teklifler için son tarih hakkında bilgi verin. Teklifin bir parçası olarak, şirketlerden şirket tarihçesi, müdürler, referanslar, benzer projelerle ilgili deneyim ve projenizde çalışacak ekip hakkındaki bilgiler gibi temel bilgileri vermelerini isteyebilirsiniz. Satıcıların kazanan teklifi nasıl seçeceğinizi ve seçilip seçilmedikleri konusunda bilgilendirileceklerini bildirmek için bir değerlendirme ölçütleri bölümü oluşturun.