Dosya Organizasyon Teknikleri

Organize bir dosyalama sistemi sağlamanın birçok yararı vardır ve iş dünyasında bu tür bir organizasyon yeteneği üretkenliğinizi ve verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir. Dosya yönetimi sistemleri birçok form aldığından, sizin için çalışan ve amaçlarına hizmet eden dosyalama teknikleri ile gelmeniz önemlidir.

Neye ihtiyacınız olduğunu bilmek

Organize olmanın zamanı geldi, bu nedenle masanızdaki dosya yığınını gözden geçirerek ve neye ihtiyacınız olduğunu belirleyerek başlayın. Belgeleri sıralamak, ne tür bilgiler aktarmanız gerektiğine bağlı olarak ne tür organizasyon teknikleri kurmanız gerektiği konusunda size fikir verecektir. “İstemci dosyaları”, “finans dosyaları” veya “pazarlama dosyaları” gibi belirlediğiniz kategorilere göre alt yığınlar oluşturun. Belgelerinizi sıralarken, artık gerek duymadığınız dosyaları elinize aldığınızdan veya bunları koyduğunuzdan emin olun Şirketinizin arşivlerinde.

Elektronik dosyaları düzenlemeniz gerekirse, elektronik belgeleri kullanarak aynı etkinliği yapın. Elektronik alt klasörler oluşturun ve dosya türlerine bağlı olarak belgelerinizi klasöre bırakın. Eski ve modası geçmiş belgeleri bilgisayarınızın çöp kutusuna taşıyın.

Alfabetik sıra

Tüm alt yığınlarınızı doldurduktan ve neye ihtiyaç duyacağınızı bildikten sonra, belgelerin bilgiye kolayca erişmenizi sağlayacak şekilde nasıl organize edileceğini anlayabilirsiniz. Teksas Eyalet Kütüphanesi ve Arşiv Komisyonu'na göre, alfabetik dosyalama sistemleri, temel ve en çok tercih edilen dosya organizasyon tekniklerinden biridir. Alfabetik dosyalama, belgelerinizi alfabenin harflerine göre düzenlemekle ilgilidir ve basılı veya elektronik olarak yapılabilir. Belgelerinizi alfabetik olarak seçmeyi seçerseniz, A'dan Z'ye etiketli ve dosyalama yapan dosya klasörleri düzenleyin.

Kronolojik sıralama

Dosyalama için dosyaları tarihe veya tarih sırasına göre düzenleyen kronolojik bir organizasyon tekniği kullanabilirsiniz. Girişimci Ağı (girişimciler için çevrimiçi bir kaynak), kronolojik bir organizasyon tekniğinin kullanılmasını tavsiye eder, çünkü kayıtları dosyalamayı ve erişmeyi daha kolay hale getirir. Bu tür bir organizasyon sistemi dosyaları toplantılardan uzaklaştırırken özellikle kullanışlı olabilir. Sabit ve elektronik dosyalar için, ihtiyacınıza bağlı olarak haftalara, aylara, çeyreklere veya yıllara bölünmüş klasörler oluşturun.

Süreci korumak

Bu kağıtların yığılmasını sağlamak kolaydır, ancak bir dosyalama işlemi oluşturmak yararlı olacaktır. Yeni belgeler masanıza girdiğinde, mümkün olduğunca çabuk bir şekilde dosyalamayı deneyin. Bu, büyük bir dosyalama projesine sahip olmanız için yolun aşağısında zaman kazanmanızı sağlar. Belgeleri derhal dosyalayamazsanız, bir dosyalama tepsisinde oluşturduğunuz sırayla (alfabetik veya kronolojik olarak) ayarlayın. Bu, dosyalama çabalarınızı daha sonra daha hızlı hale getirecektir.