İş Acil Durum Planı Örneği

Her işletme, kilit personeli tutmaktan acil durum planlamasına ve kredi düzenlemelerine kadar uzanan belirli "ilişkilere" bağlıdır. Fakat nispeten genç bir CEO bir kazada öldüğünde veya bir deprem şirketin karargâhını tahrip ettiğinde ne olur? Veya, bir kredi limiti beklenmedik bir şekilde iptal edildiğinde? Neredeyse yanlış giden ve bir işi olumsuz yönde etkileyebilecek sınırsız sayıda şey var.

Yıkıcı olabilecek beklenmedik bir şekilde iyi şeyler bile var - klasik bir örnek, şirketin mevcut yerine getirme yeteneğinin çok ötesinde büyük bir sözleşme alan küçük işletmedir. Acil durum planları, bu beklenmeyen olaylardan biri veya daha fazlası gerçekleştiğinde ne olması gerektiğini ortaya koyar. Her işletme - büyük veya küçük - kendine özgü acil durum planına ihtiyaç duyar.

Aşağıdaki örnekler, acil durum planları için SEC gerekliliklerinin bir işletmeyi nasıl etkileyebileceğini ele almaktadır.

Sorun ne?

Her acil durum planı bir sorunla ilgili bir soruyu yanıtlar. Bu durumda, SEC, her Kayıtlı Yatırım Danışmanlığı firmasının, şirket başkanının ölüm, ciddi hastalık veya kaza sonucu kullanılamaması durumunda, işin ilerlemesini ve müşterilerin yatırımcılarıyla eşit bir şekilde başa çıkmalarını sağlayacak dosya planları üzerinde olmasını gerektirir. . Asıl soru şudur: Firma başkanı uygun olmadığında firma müşteri ihtiyaçlarını nasıl karşılayacak?

Bilgi ve Veri Kullanılabilirliği

SEC'in ihtiyaç duyduğu ilk şey, her zaman müşterilerin, şirket hesaplarındaki bilgileri, her bir müşterinin mevcut sermaye varlıklarının kaydını, aynı zamanda vergi danışmanlığı ve emeklilik planlaması ile ilgili temel belgeleri kaydına erişebilecek bazı araçların olacağıdır. Acil durum planı bu ihtiyaçla iki şekilde ilgilenir:

• Tüm müşteri bilgilerinin firmanın birincil bilgisayarında depolandığını ve bilgisayarın sürekli olarak ayrı bir yerel sürücüde ve bulutta yedeklendiğini belirtir. Özel alma bilgileri sağlanır.

• Tüm müşteri holdinglerinin kayıtlarının, firmanın tüm işlemleri gerçekleştirdiği aracılıkta tutulduğunu ve her müşterinin aracılık kayıtlarına sınırsız erişimi olduğunu belirtir.

Bu iki aşamalı veri kullanılabilirlik planı, firmanın binası tahrip olursa, bilgilerin hem firmaya hem de bağımsız olarak müşterilerine açık kalmaya devam etmesini garanti eder. Firmanın muhabir komisyonculuğu, danışmanlık firması ile aynı SEC-zorunlu bilgi mevcudiyeti yükümlülüğüne sahip olduğu için, aracı kurumda tutulan müşteri kayıtları, aracı kurum tarafından tutulan tesis dışı bir yerde de mevcuttur. Böylece, müşteri kayıtları en az dört ayrı fiziksel yerde ve bulutta depolanır ve sürekli olarak tutulur.

Alternatif İletişim Danışmanlar ve Müşteriler Arasıdır

SEC ayrıca, her bir firmanın müşterileri ile iletişim kurmak için alternatif bir araç bulundurmasını şart koşuyor. Alternatif araçların mevcut olması, firmanın bir felaket durumunda müşteri hesaplarını zamanında işlemeye devam etmesini sağlar. Firmanın e-posta adresi ve telefon numarasına ek olarak, firma başka bir şehirde bir posta kutusu bulunduruyor ve her bir müşterisine periyodik olarak bu alternatif adresin her birini hatırlatıyor. Firmanın başında ayrıca şirketin ticari telefon hesabından veya kişisel cep telefonu numarasından ayrı bir cep telefonu hesabı vardır ve her müşterinin bu bağımsız numarayı bilmesini sağlar.

Danışman ve Çalışanlar Arasındaki Alternatif İletişim

Bu küçük firmada, yalnızca müdürün müşterileri adına işlem yapma yetkisi vardır; bu nedenle, ana danışman ile tek bir büro çalışanı arasında alternatif bir iletişim aracı olması, işletmenin kesintisiz bir şekilde devam edebilmesi için gerekli değildir. Firmanın müşteri hesaplarıyla ilgili birden fazla kayıtlı danışmanı varsa, asıl danışman için gerekli olanlara benzer alternatif iletişim araçları gerekli ve yerinde olacaktır.

Düzenleyici Raporlama Gereklilikleri

Çünkü iş kayıtları birden fazla fiziksel yerde saklanıyor ve aynı zamanda danışanın konumuna bakılmaksızın mevcut olduğu bulutta da saklanıyor. Danışman makul derecede sağlıklı ve sağlıklı olduğu sürece, hiçbir felaket veya acil durum firmanın az sayıda ve zaman zaman yasal raporlama yükümlülüklerini engelleyemez.

Danışmanın ciddi bir şekilde hastalanması, ölmesi ya da sağlam olmaması durumunda, danışmanının karısı - iyi kurulmuş bir pazarlama uzmanı - müşterileri bilgilendirmek için, her biri kişisel olarak bilinen müşterilere bildirmek için talimatlar vardır. Ayrıca, SEC'e bildirimde bulunarak, işyerinin tescilli bir kurum olarak nasıl sonlandırılacağı konusunda da talimat verilir. Bu noktada, iş sona erecek ve müşteriler asgari aksama ile kendi hesaplarının sorumluluğunu üstleneceklerdir.

Firma Fesih Durumunda Fonlara Erişim

Müşteriler, firmanın muhabir aracısı aracılığıyla her zaman fonlara ve kayıtlara sürekli ve engelsiz erişime sahiptir.

Her türlü Acil Durum Planları için paket

Küçük bir kayıtlı yatırım danışmanlığı hizmeti için bu özel acil durum planı, acil durum planları hakkında genel olarak iyi bilgiler sağlar:

• Her acil durum planı, belirli bir sorunun cevabı olarak ortaya çıkar: burada: "Baş danışmanın işi ilerletememesi durumunda, bu hizmetin düzenli bir şekilde devam ettirilmesi veya feshi için ne gibi önlemler alınabilir?"

• Her acil durum planı, bir veya daha fazla belirli konuya özel çözümler sunar.
• Plan , şirketin etkinliğe dahili olarak nasıl yanıt verdiğini ve o cihaza harici olarak nasıl tepki verdiğini de kapsar.
• Daha kapsamlı acil durum planları, muhtemelen her biri belirli bir krize veya beklenmedik bir olaya hitap eden örnekteki gibi birkaç farklı özel plandan oluşur.

Bu özel plan birçok acil durum planında ortak olan iki konuyu ele almaktadır: veri kaybı ve liderlik yetersizliği. Acil durum planlarının sıklıkla ele aldığı diğer konular:

• doğal afetler (örnekte de dolaylı)
• kamu güvenliği tehditleri, işçi ve müşteri yaralanmaları ve işyeri kazaları
• yanlış yönetim, kasıtlı veya istenmeyen
• belirli ürün sorumluluk konularına duyarlı planlama.