Outlook Toplantıları için E-posta Etiketi

Bir işletme sahibi olarak, iş arkadaşları, müşteriler ve çalışanlarla toplantı yapmanın önemini biliyorsunuzdur. Toplantılar, bir satış yapmanıza veya çalışanları şirket politikalarına göre güncel tutmanıza olanak tanır. Microsoft Outlook, toplantılar ayarlamanızı, davet göndermenizi ve katılımcı listenizi yönetmenizi sağlayan bir toplantı istekleri özelliğine sahiptir. Toplantıları planlamak için Outlook'u kullandığınızda, katılımcılara değişiklikler, iptaller ve diğer detaylar hakkında güncel bilgi vererek nezaket gösterebilirsiniz.

1.

Tüm Outlook toplantı isteklerini zamanında kabul edin veya reddedin. Bu nezaket, toplantı düzenleyicisinin doğru bir katılımcı listesi oluşturmasına yardımcı olur. Takviminizi değil, Gelen Kutunuzdaki toplantıları kabul edin veya reddedin.

2.

İş akışı sorunlarını önlemek için toplantı isteklerinin otomatik olarak kabul edilmesini devre dışı bırakın. Bunu yapmak için, "Araçlar", "Seçenekler" ve "Takvim Seçenekleri" ni tıklayın. "Kaynak Planlama" yı tıklayın ve ardından "Toplantı isteklerini otomatik olarak kabul et ve işlem iptallerini iptal et" seçeneğinin işaretini kaldırın.

3.

Bir dağıtım listesindeki (DL) herkese bir toplantı isteği göndermeden önce davetli adlarını inceleyin. Toplantıdan çıkarmak istediğiniz kişilerin adlarını kaldırın. Bunu yapmazsanız, listedeki herkes bir toplantı isteği alır.

4.

Toplantıyı düzenleyen toplantıdan sonra davet etmek istediğiniz fazladan katılımcılar gibi toplantı organizatörü değişikliklerini güncel tutun.

5.

Toplantı düzenleyicisiyseniz, katılımcıları önemli bilgilerle güncelleyin. Örneğin, toplantı saati değişirse, toplantı isteğinin gövdesine yeni saati girin ve "Güncelleme Gönder" i tıklayın.

6.

Bir toplantıyı iptal etmek istiyorsanız katılımcıları uyarın. Bir toplantıyı iptal etmek için takviminizden silin ve "İptal gönder ve toplantıyı sil" i seçin.

7.

Toplantı isteklerini ve diğer yazışmaları mümkün olduğunca profesyonel tutun. Okunması zor yazı tipleri veya büyük harflerle yazılmış mesajlar göndermeyin ve alay kullanmayın. Alaycı yorumların alıcısı onları komik bulmayabilir.

Bahşiş

• Gelen kutunuzdan farklı bir klasöre taşımadan önce toplantı isteğini kabul edin veya reddedin. İsteği kabul etmeden veya reddetmeden önce taşırsanız, toplantı takviminizde görünmez. Bu, toplantıyı kaçırmanıza neden olabilir.