Küçük İşletmelerde Etkin Proje Yönetimi

Küçük bir işletmede etkili proje yönetimi, büyük kuruluşlardan daha az kaynağa sahip olmasına rağmen, proje hedeflerine zamanında ve bütçe dahilinde ulaşmak anlamına gelir. Hangi proje yönetimi yöntemlerini daha fazla proje hedeflerine uygulayabileceğinizi ve hangilerinin daha az yapılandırılmış, küçük işletme ortamında değer katmadığını belirlemeyi içerir. İşbirliğini basitleştiren ve bilgi paylaşımını teşvik eden araçlar yararlıdır; ancak katı yapılar ve ayrıntılı görev tanımları gerektiren prosedürler daha küçük kuruluşlarda iyi sonuç vermez. En yüksek kaliteli raporlama ve esnek organizasyon bir arada.

program

Projelerin sınırlı bir zaman çerçevesi vardır. Etkili proje yönetimi, bireysel görevlerin ve tüm projenin planlanan şekilde tamamlanmasını sağlar. Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği veya PERT çizelgeleri ve Gantt çizelgeleri üreten yazılım, işin ilerlemesini takip etmenizi sağlar. Bu programlardaki İş Dağılım Yapıları, işin her bölümünü tamamlama derecesi için değerlendirebileceğiniz ayrı eylemlere bölmenize izin verirken, PERT veya Gantt çizelgeleri ilerlemeyi belirlemenize izin verir. Programlar genellikle en büyük projeleri bile içerecek şekilde tasarlanmıştır, ancak küçük işletmelerin projeleri için de çalışacak şekilde ölçeklenirler.

Maliyetler

Küçük işletme projeleri için takip maliyetleri çok önemlidir, çünkü işletme genellikle finansal kaynaklarla sınırlı kalmaktadır. Planlama yazılımı maliyet fonksiyonlarını içerebilir, ancak küçük işletmeler için geleneksel bir bütçe ile maliyetleri takip etmek daha şeffaf ve etkili olabilir. Bütçe, tahmini maliyet, satın alınan maliyet ve ödenen maliyet için ana maliyet kalemlerini ve sütunlarını gösterir. Satın alınan maliyet sütunu, büyük bir tutarsızlık olması durumunda satınalma siparişlerini yanıtlamanıza ve pazarlık etmenize olanak tanıyan erken bir uyarı sinyalidir. Proje ilerledikçe ve sütunların çoğu eşleşen sayıları doldurduğunda, projenin yolda olduğunu görebilirsiniz.

Kontroller

Çizelgeleme ve maliyet izleme işlevleri, bir projenin gerçekte ne zaman geç veya fazla bütçeli olduğunu belirlemenizi sağlar. Etkili proje yönetimi için, öncelikle büyük tutarsızlıkları önleyen kontrollere ihtiyacınız var. Maliyetler için kontrol fonksiyonu harcama otoritesini sınırlamaktır. Çalışanların yalnızca belirli bir miktara kadar satınalma siparişleri vermesine izin verilirse, bu maliyet aşım riskini sınırlar. Kontrolleri zamanlamak için kilometre taşlarını kullanabilirsiniz. En iyi kilometre taşları, izin verme ve lisanslama gibi dışsallardır. Takvim belirli bir tarihte bir inşaat ruhsatı verilmesi çağrısında bulunuyorsa, karşılanmadığı takdirde, projenin ilerlemesini düzeltmek için düzeltici önlem almanız gerektiği anlamına gelen harici olarak üretilmiş bir kilometre taşına sahipsiniz.

Değerlendirme

Proje yönetimi için temel bir fonksiyon, deneyimlerden öğrenmek. Öğrenme özellikle küçük işletmeler için önemlidir, çünkü aynı kişilerin çoğu gelecekteki projeler için aynı işi yürütecektir. Suçlama olmadan işbirlikçi bir atmosfer etkili değerlendirme için önemlidir. Her takım üyesinin endişelerini dile getirmesi ve ele alması gerekir. Sürecin, işi yapan insanların performansları konusunda en yetkili kişiler olduğunu kabul etmeleri gerekir. Proje yönetimi sürecinin sonunda etkili bir değerlendirme fonksiyonu, takım uyumunu güçlendirir ve şirket moralini geliştirir.