Çalışan W-4'lerin Tutulması İçin Federal Kurallar

Bir çalışan, gelir vergisi stopajı koymak için bir işverene bir W-4 gönderir. İşveren daha sonra bu formu çalışanın personel dosyasında tutmaktadır. İç Gelir Servisi, çalışanlara kişisel koşullar değişirse gelir stopajını güncelleme konusunda tavsiyede bulunur. Kayıt tutma işleminizin yeterli, yasal ve eksiksiz olduğundan emin olmak için küçük işletmenizde çalışan W-4'lerin tutulması için federal kurallara uyun.

Federal Gelir Vergisi Stopaj Belgeleri

Federal hükümet, bir işverenin tutması gereken stopaj belgeleri grubunda çeşitli belgeler içermektedir. Bir Automatic Data Processing Inc. yayınına göre, işverenlerin çalışan ödemeleri, vergi raporları ve depozitolarla ilgili tüm kayıtları tutması gerekir. Bu görev federal, Sosyal Güvenlik, Medicare ve Federal İşsizlik Vergisi Kanunu vergilerini kapsar. Bu kurallara göre, işverenlerin W-4 formlarını federal gerekliliklere uygun olarak tutmaları gerekir.

Saklama süresi

W-4 formlarının alıkonma süresi, vergilerin ödendiği ya da ödendiği tarihten en az dört yıl sonra (hangisi daha sonra olursa olsun). Bu gereklilik sadece W-4 formları için değil, bir işverenin sahip olduğu tüm istihdam vergi kayıtları için de geçerlidir. Dört yıl asgari bir kılavuzdur.

Tutma Biçimi

Bir işveren, W-4 formlarını, hangi işverenin formatını tercih ederse, kağıt veya elektronik formatta tutabilir. İç Gelir Servisi, işverenlerin vergi kayıtlarını yer kazanmak için elektronik olarak bir CD-ROM'da veya bilgisayarın sabit diskinde saklamasını sağlar. Elektronik kayıt kaynak belgeyi tanımlamalı ve W-4 yazdırılabilir ve okunaklı olmalıdır.

Devlet Kuralları

Eyalet kuralları değişebilir, ancak çoğu tamamlayıcı ve federal gereklilikleri yansıtır. İşverenler, işin geçerli durumu için eyalet kurallarına uymalıdır. Minimum tutma süreleri, Nevada ve Tennessee gibi eyaletler için hiçbirinden Michigan için altı yıla ve Minnesota için sekiz yıla kadar değişmektedir. Bir işveren devletinin federal gerekenden daha uzun tutma gereklilikleri varsa, işveren devlet gerekliliğine uymalıdır.

W-4'ün atılması

Tutma süresi sona erdikten sonra, Adil ve Doğru Kredi İşlemleri Yasası işverenin vergi belgelerini etkin bir şekilde elden çıkarmasını gerektirir. Federal Ticaret Komisyonu, işverenlerin vergi belgelerini kâğıt biçiminde yakmalarını, ufalamalarını veya parçalamalarını önermektedir. Vergi belgelerini elektronik ortamda depolayan işverenler, bilgileri kimsenin okuyamaması veya yeniden yapılandıramaması için bilgileri tamamen silmeli veya silmelidir.