İşletmelerde İletişim İçin Standart Bir Notun Dezavantajı

ABD Donanması, 2010 yazışma el kitabının bir bölümünü notların doğru şekilde yürütülmesine ayırır. Belge, toplantı notlarını kaydetmek, bir sözlü anlaşmayı belgelemek, bir karar vermek ve taslak prosedürlerini bildirmek için tasarlananlar da dahil olmak üzere çeşitli memorandum türlerinin biçimlendirmesini ve amaçlarını kapsar. Eleştirmenler, bir e-posta dünyasında, kısa mesajlarda ve video konferansta standart notun, özellikle işletmeler için eski bir iletişim tarzı olduğunu iddia edebilir.

Uzunluk ve odak

Standart notların bir dezavantajı, bir veya iki sayfa bilgi içerecek şekilde tasarlanmış olmalarıdır. Bu, onları karmaşık konuları iletmek için kullanışlı olmayan bir araç yapar. Notlar aynı zamanda tek bir konuya odaklanmak içindir, bu nedenle çalışanlara birden fazla bilgi alanını aktarmanız gerekirse, bunlar iyi bir seçim değildir.

Maliyet ve Gecikmeler

Standart bir işletme notu yazdıktan sonra, çalışanlarınıza dağıtılmak üzere yazdırılmasını veya kopyalamasını sağlamalısınız. Bu, notun yazdırıldığı kağıda ve çalışanın iletişimi kopyalayıp dağıtma zamanının ücretini ödeyeceğiniz anlamına gelir. Ek olarak, dağıtım işlemi çalışanlarınızın bilgi alımını geciktirerek zaman alır. Posta kutularını veya gelen kutusunu sık sık kontrol etmeyenler, bilgilerinizi dağıtıldıktan sonraki saatler veya hatta günler boyunca alamayabilir.

Formalite

İş notlarıyla ilgili resmi bir ton var ve bu da onları hassas bilgileri iletmek için kötü bir seçim haline getiriyor. Bir çalışanı disipline etmeniz veya bir grup işçiyi işten çıkarmalar konusunda bilgilendirmeniz gerekirse, yüz yüze iletişim daha iyi bir seçimdir. Sözlü olmayan iletişimi mesajlarınıza dahil etmenize ve diğer kişinin cevabını beden dilini gözlemleyerek yorumlamanıza olanak tanır. Mesajınızın alıcıları da şirket tarafından daha değerli hissedebilir, çünkü onlarla şahsen konuşmak için zaman ayırdınız.

Tek Yönlü İletişim

Yöneticiler kararları duyurmak veya yönerge vermek için standart notlar kullandığından, bu iletişim parçaları bir nihailık hissi alabilir. Çalışanların soru sorabileceği veya görüşlerini ifade edebileceği bir grup toplantısından farklı olarak, bir not bir konunun tartışmaya açık olmadığını hissetmelerini sağlayabilir.