Sanal Toplantı Görgü Kuralları

Sanal toplantıların gerçeği, katılımcıların aynı yerde olmadan projeleri ya da diğer sorunları karşılayabilir ve tartışabilir. Sanal toplantılar, küçük işletmeler için sınırlı bir süreye sahip olan veya takvimleri temizlemeden veya bir iş gezisi için rezervasyon yaptırmak zorunda kalmadan bir toplantıya katılmaktan uzak olan insanlara izin verdikleri için büyük maliyet tasarrufu sağlayabilir. Ancak herkesi bağlamak kolay olabilirken, üretken ve profesyonel bir sanal toplantı yapmak zor olabilir.

teknoloji

Kullanacağınız teknolojinin toplantı öncesinde iyi çalıştığından ve gerekli ayarlamaları yapabileceğinize emin olun. Toplantı sanal olsa bile, katılımcılar katılmak için günleri dışında zaman ayırmalıdırlar. Teknolojinin düzgün çalıştığından emin olmamak, bazı katılımcıların zamanlarını boşa harcadıkları için dışarıda bırakılmalarına veya öfkeli olmalarına neden olabilir. Teknolojinin düzgün çalıştığından ve ses ve video sinyallerinin net olduğundan emin olmak için bir arkadaşınızla veya meslektaşınızla bir test toplantısı yapın. Statik dolgulu ses ve dalgalı video, bazı katılımcıların toplantıya katılmasını önler.

Ayar

Hemen hemen buluşuyor olsanız bile, profesyonel bir ortamdan katılmalısınız. Evden ya da halka açık bir yerden katılıyorsanız, sessiz, özel bir yer bulun ve televizyonu ve müziği kapatın. Mümkünse, toplantıyı aksatmaması için başka birini çocuk veya evcil hayvanları meşgul ettirin. Ofise gidip koltukta ya da yatağınızda uzanmak yerine, bir masada ya da sandalyede oturmuş olsaydınız, profesyonelce giyin.

katılım

Sanal bir toplantıya katılmak, geleneksel bir toplantıya göre daha zor olabilir, çünkü bir bilgisayar monitöründen görsel sinyalleri okumak ve bir başkasının ne zaman konuşacağını belirlemek zor olabilir. Toplantıya liderlik ediyorsanız, soruları belirli katılımcılara yönlendirerek her katılımcının katkıda bulunacak zamanı olacak şekilde tasarlayın. Toplantının boyutunu da sınırlandırın; Katılımcı sayısı azaldıkça herkesin katılması ve anlaşılması daha kolay olacaktır. Toplantı sırasında çoklu görev yapmaktan kaçının. E-postalarınızı kontrol etmek veya başka projeler üzerinde çalışmak sanal bir toplantıda cazip gelebilir, ancak sizi tam katılımdan alıkoyacaktır.

odak

Toplantıyı odaklan. Toplantı gündemini katılımcılara önceden e-posta ile gönderin ve toplantı sırasında tartışacağınız belgelerin kopyalarını dahil edin. Yüz yüze görüşmelerde olduğu gibi, zamandan sorumlu birisini görevlendirin ve herkesi gündeme bağlı kalmaya teşvik edin. Tüm katılımcıların toplantı sırasında katılımını sağlamak için toplantıyı kısa tutun.