Çalışan Toplantısından Notlar Nasıl Yazılır?

Bir çalışan toplantısından gelen tutanaklar, sunulan bilgilerin bir kaydı ve toplantı bittikten sonra çalışanlar için bir referans olarak işlev görür. Toplantıdan birkaç rastgele noktayı not etmek, doğru ve yararlı dakikalarla sonuçlanmayacaktır. Not alma hazırlığı, toplantı başlamadan çok önce başlar. Hazırlanan taslağın hazırlanması toplantı sırasında önemli ayrıntıların kolayca doldurulmasını sağlar ve bilgileri yakalamak için size düzenli bir çerçeve sunar.

Tüm toplantı notları için genel bir şablon geliştirin. Toplantı için tarih ve saat, amaç, katılımcılar, sunum yapan kişiler ve eylemler için noktalar ekleyin. Ana şablonu, belirli toplantılar için gerektiği şekilde ek bilgilerle ayarlayın.

Toplantı gündemini başlamadan önce gözden geçirin. Bilginin mümkün olduğunca gündemine göre şablon içine doldurun. Toplantıda katılımcıların bir listesini oluşturun, böylece toplantıdaki kararlara dayanarak kimin hazır olduğunu ve kimin görevleri olduğunu belgeleyebilirsiniz.

Toplantıdaki kilit noktaları not edin. Tam cümleler yazmak yerine, daha sonra hatırlayacağınız kısaltmaları ve kısa ifadeleri kullanın.

Çok fazla ayrıntı beklerseniz, toplantıyı küçük bir kayıt cihazı ile kaydedin. Bu, toplantıyı yavaşlatmadan notlarınızın temel ayrıntılarını almak için daha sonra geri dönmenizi sağlar.

Toplantı ilerledikçe puanları netleştirmek için sorular sorun. Bu, toplantı notlarınızın daha sonra netleştirmek için toplantı katılımcılarını izlemeye gerek kalmadan doğru olmasını sağlar.

Çalışanların toplantıdan sonra tamamlamaları gereken eylem adımlarını kaydedin. Bu görevleri kimin üstesinden geleceğini de ekleyin, böylece tutanakların bir kopyasını alan herkes gerektiğinde kime danışacağını bilir.

Notlarınızı steno ve kısaltmalarınızla birlikte tüm çalışanların anlayacağı cümlelere yazın. Toplantının hemen ardından notları yazmak en etkilidir, ancak yine de özelliklerini hatırlayabilirsiniz. Notların dağıtılması gerekiyorsa kopyalarını alın.