Bir Teklif Reddi Mektubu Nasıl Yazılır

Bir müteahhit veya şirketi bir iş için geri çevirmek asla kolay olmasa da, durumu kibarca bildirmek yapılması gereken uygun şeydir. Mektup yazmak, şirketle iletişim kurmanın profesyonel ancak yüzleşmeyen bir yoludur. Mektubun tonu nazik olmalı ve teklifin neden reddedildiğini açıklamalıdır. Bu özel durumun işe yaramadığına rağmen gelecekteki işbirliği için bir umut göstererek ilişkiyi dostane tutun.

1.

Mektubu profesyonel bir ton ve yapı ile biçimlendirin. Şirket antetli kağıdını kullanın, tarihi üstüne yerleştirin ve teklif veren şirketlerin adını ve adresini ekleyin. “Sayın Bay Jones” gibi uygun bir selamlama yazın.

2.

Şirkete teklifleri için teşekkür ederiz. Projeyi ve belirli bir teklifin tarihini belirtin. Aynı anda birden fazla projeniz varsa, bazı şirketler çok sayıda teklif vermiş olabilir. Reddedilen özel teklifi anladıklarından emin olun.

3.

Yükleniciyi teklifleri, geçmiş işleri veya itibarı ile tamamlayın. Şirket hakkında söylenecek hoş bir şey bulun, böylece mektubun kibar ve olumlu kalmasını sağlayın.

4.

Teklifi reddet. Tahmini maliyetin çok yüksek olması veya başka bir şirketin projenin özellikleriyle daha fazla deneyime sahip olması gibi reddetme nedenini açıklayın. Ayrıca müteahhitin gelecekte aynı hatayı yapmaktan kaçınmasına yardımcı olabilecek teklifte yanlış bir şey olup olmadığını da söyleyebilirsiniz. Örneğin, teklif veren şirket, sizin için iyi çalışmayan bir faktör olan birkaç müteahhit katmanı kullanabilir.

5.

Gelecekte birlikte çalışmayı dört gözle beklediğinizi söyleyerek mektubu kapatın. Kapıyı her zaman gelecekteki fırsatlara açık tutmak iyi bir iş uygulaması olabilir; Bu özel müteahhitin ne zaman yola çıkacağınız için mükemmel olacağını asla bilemezsiniz.

6.

Mektubu, “Saygılarımızla” gibi uygun bir kapanışla bitirin. Resmi yapmak ve kişisel bir dokunuş göstermek için mektubu imzalayın.

Uyarı

• Yüklenici veya şirketi aramak yerine daima resmi bir teklif red mektubu gönderin. Reddedilen taraf, iş sözleşmesi ya da iş vaadi söz konusu olduğunda işinize karşı harekete geçmeyi denerse, reddini yazılı olarak yapmak karışıklığı önler.