Teminat Malzemeleri Pazarlama İçin Bir RFP Nasıl Yazılır

Her işletme, satış ekibiniz için satış sayfaları veya müşterileriniz için ürün broşürleri koleksiyonu olsun, pazarlama teminatı materyallerine sahiptir. Pazarlama teminatı web sitenizi içerirken, “materyaller” genellikle yazılı medyaya atıfta bulunur. Bir ürün lansmanı planlıyorsanız, bir basın kitini monte ediyorsanız, eski materyalleri gözden geçiriyorsanız veya bir fuara katılıyorsanız, materyallerinizi üretmek için bir ajans veya yazıcının uzmanlığına ihtiyacınız olabilir. Bu durumda, teklif veya RFP için bir istek yazmanız gerekir.

İlk Planlama

RFP'yi yazmadan önce tamamlanması gereken ilk planlarınız var. Öncelikle, pazarlama teminat materyalleriniz için hedefi tanımlayın. Örneğin, bir ticaret fuarına katılıyorsanız, bir stant afişi, masa üstü vitrinler ve broşürler gibi bir teminat almanız gerekir. Ardından, projeden elde edilen gerçek veya öngörülen brüt gelirlerin bir yüzdesi olabilen bir bütçe belirleyin. Son olarak, pazarlama yöneticisi gibi projede çalışacak olanlar ve bir satış ekibi gibi projeden faydalanacak olanlar dahil olmak üzere çapraz fonksiyonel bir proje ekibi görevlendirin.

Temeller

Kısa bir şirkete genel bakış ve iş misyonunuzun veya vizyonunuzun açıklaması gibi temel bilgilerle RFP'ye başlayın. Kendinizi tanıtın ve malzemeleriniz için bir ton oluşturun. Eğer bir başlangıç ​​enerji içeceği şirketiyseniz ve göreviniz sağlıklı yaşamı eğlenceli hale getirmekse, bir satıcı sizin muhafazakar bir finans şirketi olmanıza göre farklı fikirlere sahip olacaktır. Tamamlanan malzemeler için ilk üç hedefi belirleyin.

İşin kapsamı

Son teslimatlar için beklentilerinizi detaylandırın. Malzemelerin nasıl dağıtılacağını veya görüntüleneceğini açıklayın. Hangi stratejileri kullanacağınızı açıklayın. Örneğin, teminatınız bir satış kiti içinse, satış temsilcilerinizin bir çağrıdaki malzemeleri nasıl kullanacağını ve potansiyel müşteriye hangi parçaların bırakılacağını açıklayın. Ayrıca kapsam dışında olanı da açıklayın. Bir ajans yeniden markalarda üstün olsa da, projenizin bunu içermediği açıktır.

Satıcı Yetenekleri

RFP'nizin bir kısmı size fikir vermek için tasarlanmıştır. Bir satıcının hangi temel yeteneklere sahip olduğunu sorun. Örneğin, bir ticaret fuarına gidiyorsanız ve multimedya teminatına ihtiyacınız varsa, yazıcının hem afiş hem de broşür üretip üretemediğini sorun. Bir basın kiti oluşturuyorsanız, ajansın ayrıca kopya yazıp yazmadığını veya tasarım sağlayıp sağlamadığını ve son teslimatlar için bir baskı satıcısının olup olmadığını sorun. Projenize kimlerin atanacağını ve bu kişinin rolünün ne olacağını sorun.

Tahmin ve Fiyatlandırma

Bütçeniz hakkında açık ve net olun. Bir aralık sunabilirsiniz, ancak maksimum bütçeniz hakkında net olun. Bu, satıcının bir projeyi hedeflemesini ve buna göre fiyatlandırmasını sağlar, ancak beklenmedik maliyetler ortaya çıktığında esnek olur. Nihai fiyatı neyin etkileyebileceğini ve tahminin nasıl bozulduğunu sorun.

Zaman çizelgesi

Zaman çizelgenizi oluştururken, en kritik tarihi ekleyin. Bir ticari fuar için gidiyorsanız, etkinliğin tarihini son tarihiniz olarak kullanmayın. Bunun yerine, malzemeleri yere göndermeniz gereken zaman için son tarihi belirleyin. Kritik tarihinizden geriye doğru çalışın ve kanıtların şirketinizde başkaları tarafından görülmesi gereken önemli toplantıları dahil edin. Satıcılardan sizinki gibi projeler için standart geri dönüş süreleri sağlamalarını isteyin.

Satıcı seçimi

Tam bir RFP'niz olduğunda, potansiyel satıcı bulmanız gerekir. Aramanızı daraltmak için profesyonel ağınızdaki önerileri kullanın. Ajansı veya yazıcı portföylerini çevrimiçi olarak inceleyin. Proje uygunluğunu ve satıcının uygunluğunu taramak için RFP'nizi göndermeden önce nitelikli soruların kısa bir listesini oluşturun ve satıcıları arayın. Birden fazla RFP gönderdiğinizde, kapsam, maliyet ve yeteneklerle ilgili yanıtları karşılaştırmak için bir elektronik tablo oluşturun.