Çalışan İşlemleri El Kitabı Nasıl Yazılır

Bir çalışanın kullanım kılavuzu özellikle yeni çalışanlara eğitim verirken, iyileştirme süreçlerini gözden geçirirken, iş tanımlarını gözden geçirirken veya hastalık veya ciro nedeniyle çalışanları değiştirirken kullanışlıdır. Birçok kuruluş için, bir çalışan operasyon kılavuzu yazmak, sürece dahil olmayan kişilerin sayısı ve kılavuza dahil edilecek işlemlerin miktarı nedeniyle tamamlanması haftalar olmasa da birkaç gün alacaktır. Bir kullanım kılavuzu, çalışan el kitabından farklıdır. Bir çalışan el kitabı, işyeri politikaları ve yönergelerine odaklanırken, bir çalışan operasyon el kitabının odağı iş grupları veya departmanlar için iş süreçleridir.

1.

Şirketinizin çalışan operasyonları kılavuzunun amacını belirleyin. Bazı şirketler tüm organizasyon için bir el kitabı hazırlarken, diğerleri her departman için bir çalışan operasyon kılavuzu hazırlar. Şirketinizde birkaç bölüm ve büyük bir çalışan tabanı varsa, bölüme özgü bir el kitabı daha iyi bir seçimdir. Öte yandan, çalışanların şirketin çeşitli alanlarındaki görevlerini üstlenerek çalışanların sıklıkla işlevsel olarak çalıştıkları küçük bir şirketiniz varsa, şirket çapında bir işletme kılavuzu muhtemelen daha yararlıdır.

2.

İş unvanları ve pozisyonların bir listesini edinin. Taslak aşamasında giriş yapabilecek her işteki çalışanları belirleyin. Her pozisyon için iş tanımlarını toplayın ve bunları iş işlevine göre ve ardından departmana göre sıralayın. Örneğin, tüm idari destek iş tanımlarını sıralayın ve daha sonra satış, satın alma ve yönetici departmanları için idari asistanlar gibi departmana göre sıralayın.

3.

İşin temel işlevlerini seçerek her iş tanımını gözden geçirin. Birincil görevleri vurgulayın ve her görev için gerekli tüm kaynaklar da dahil olmak üzere her görevi gerçekleştirmek için kullanılan işlemleri tanımlayın. Yürütme departmanı için idari asistanlık sürecinin bir örneği, baş yürütme memuru, baş işletme görevlisi ve baş finans görevlisi gibi yerleşik desteklerin pozisyonlarını içerecektir. Gerekli kaynaklar gizli dosya materyallerine, finansal verilere ve yatırımcı ilişkileri materyallerine erişimi içerir. Yönetici düzeyinde işlemlere ilişkin detaylar, yalnızca yönetici düzeyinde işlemlerin gizli doğası nedeniyle, o bölümdeki çalışanlar için el kitaplarının kopyalarına dahil edilebilir.

4.

Bir operasyon el kitabı sayfası hazırladığınız her konumda bir çalışanla bireysel toplantılar planlayın. Çalışanların iş tanımlarında yer alan görevlerin listesini tekrarlamaktan kaçının ve işlerin yerine getirilmesi yerine konsantre olun. Örneğin, insan kaynakları departmanı için bir çalışan operasyon kılavuzu yazıyorsanız, işe alım ve seçme, çalışan ilişkileri ve ücretlendirme ve sosyal haklarla ilgili işleri yapan çalışanlardan girdiler alın. Yeni çalışanların, yeni çalışanların işlenmesinde yer alan yeni çalışanların nasıl işleneceği ve arka plan araştırma formları, uyuşturucu test bilgileri, üniformalar, kimlik kartları, anahtarlar ve bilgisayar ekipmanı için oturum açma bilgileri gibi yeni çalışanlar için gereken malzemeler ve belgeler.

5.

Çalışan operasyonları kılavuzunun bir bölümünü departman fonksiyonlarına ve farklı departmanlar arası fonksiyonlara ayırın. İnsan kaynakları, satış, nakliye, muhasebe ve şirketin diğer bölümleri gibi departman süreçlerini ve ayrıca bir çalışanı işten çıkarma süreci gibi bölümler arası fonksiyonları açıklayın. Bu departmanın işe alım müdürü, çalışanın personel dosyasının incelemeye hazır olmasını sağlamak için insan kaynakları ile iletişime geçmelidir. İşe alma yöneticisi ve bir insan kaynakları personeli, askıya alma veya sona erme nedenini tartışmalı ve askıya alma veya sona erdirme konusunda nihai bir karar vermesi üzerine çalışanla bir sonlandırma toplantısı planlamalıdır.

6.

Çalışan işlemleri için bir el kitabı yazarken ve dağıtırken takdir ve bağımsız kararınızı kullanın. Yöneticiler ve süpervizörler, kendilerine atanan departmanların süreçlerini genel olarak bilseler de, iş fonksiyonları süpervizörler ve yöneticiler için aynı tür bilgilere sahip olmalarını gerektirmeyen, ön büro çalışanları için işletme kılavuzunun başka bir versiyonunu üretmek isteyebilirsiniz. .