Bir Projede Organizasyon Yapısını Korumak İçin İletişim Nasıl Kullanılır?

İş projenizin niteliği ne olursa olsun, başarılı iletişim için doğru iletişim önemlidir. Bir projeyi zamanında ve bütçeye dahil etmek, ekibin her üyesinin girdisini ve işbirliğini gerektirir ve her ekip üyesinin projenin tüm aşamalarında proje yöneticisi ile açık bir iletişim hattı oluşturması esastır. Proje bitiş tarihi yaklaşırken herkesin ilerleme kaydetmesini sağlamak için yöneticilerin ve proje liderlerinin kullanabileceği çok sayıda araç ve teknik vardır.

Ekipteki herkesin aynı iletişim ürünlerini kullandığından emin olun. Projede çalışan herkes, departmanın iletişimini artırmak için anlık bir iletişimci ürününü paylaşmalıdır. Kullanıcılar ayrıca randevu almayı, ekleri göndermeyi ve notları paylaşmayı kolaylaştıracak şekilde aynı e-posta platformunu kullanmalıdır.

Projenin başında haftalık bir haftalık toplantı planlayın ve toplantı toplantısına mümkün olduğunca sıkı tutun. Proje durum toplantısının yeniden planlanmasını ve hatta iptal edilmesini zorlayan her zaman acil durumlar olsa da, mümkün olduğunca sık görüşmek önemlidir. Düzenli toplantılar, projeyi programın gerisinde kalmaya zorlayacak olası sorunları belirlemenin en iyi yoludur.

Internet'te veya şirket intranetinde paylaşılan bir çalışma alanı oluşturun ve proje planlarını ve notlarını e-postayla göndermek yerine belgeleri paylaşmak için bu siteyi kullanın. Projenize özel bir site oluşturmak için ağ yöneticinize başvurun.

Önemli son tarihler yaklaşımı olarak, proje ekibinin kilit üyeleriyle birebir toplantılar planlayın. Ekip üyelerinden, teslim edilebilecek proje öğelerini toplantıya getirmelerini isteyin, böylece gözden geçirilebilirler. Birçok proje başarısız olur çünkü ekip üyeleri asıl proje kapsamı dışında bir şey üzerinde çalıştıklarında yolda olduklarını düşünüyorlar.

Proje ilerledikçe yönetim ekibiyle düzenli olarak iletişim kurun. Yönetim ekibinin projenin kapsamını ve nasıl ilerlediğini anladığından emin olun. Proje hakkında düzenli güncellemeler sağlayın ve projenin programın gerisinde kalması veya bütçeyi aşması tehlikesi varsa, ilgili yöneticilerle birebir toplantılar planlayın.