Borç Verme Prosedürleri ve Politika Kılavuzları Nasıl Yazılır?

Borç verme politika ve prosedürlerinin belgelenmesi, iş görevlerinin standartlaştırılması yoluyla operasyonların kolaylaştırılmasına, israfın azaltılmasına ve müşteri memnuniyetinin arttırılmasına yardımcı olur. Biçimler, işlemlerin niteliğine ve çalışan gereksinimlerine bağlıdır. Dokümantasyonun yapısı ve derinliği farklılık gösterse de, ödünç veren personelin izlemesi için yazılı kılavuzlar oluşturmanın ortak yolları vardır.

Politika Kılavuzları

Politika kılavuzları üst düzeyde yazılmıştır ve yönetimin operasyonların kritik bölümlerine yönelik tutumlarını özetlemektedir. Kılavuzlar risk yönetimi, kredi dokümantasyonu, insan kaynakları ve diğer önemli konularla ilgili olabilir. Etik değerlere ilişkin bölümler olağandır ve yanlış yapmayı bildirme yöntemleri tipik olarak ayrıntılı şekilde açıklanmıştır. Federal ya da eyalet yönetmelikleri ile ilgili kritik yasal gereklilikler ve uyum çabaları borç verme politika kılavuzlarına uygundur. Kılavuzlar tüm çalışanların anlayabilmesi için dilde kolay yazılmalıdır.

Standart çalışma prosedürleri

Borç verme işlemlerini belgelemek için bir yöntem standart işletim prosedürleri oluşturmaktır. Bu belgeler personelin neden belirli görevleri yerine getirdiğini ve sürecin genel amacının ne olduğunu açıklar. Girdiler, çıktılar ve müşteriler SOP'ların tipik bileşenleridir. İlgili paydaşların, destekleyici dokümantasyon referansları ile birlikte, SÇP bünyesinde belirtilmesi gerekir. İyi yazılmış bir SÇP, çalışanları bilgilendirme, kredi işlemlerini standartlaştırma ve bir kurumun genel verimliliğini arttırma gücüne sahiptir.

Bölüm Standart Çalışma Prosedürleri

Departman düzeyinde borç verme prosedürleri oluşturmak, bir kuruluştaki bazı grupların iş işlevlerine özgü işlemleri standartlaştırmasına yardımcı olur. Örneğin, muhasebe personeli, günlük girişlerini kaydetmek ve diğer grupların yapmadığı kredi hesaplarını uzlaştırmak gibi görevleri yerine getirir. Bu tür görevlerle ilgili departman standart işletim prosedürleri oluşturmak, iç kontrolü geliştirir ve yönetimin finansal tablolar hazırlamasına yardımcı olur. DSOP’lar süreçleri yüksek bir seviyeye çıkarmakta ve görevlerin neden yapıldığını açıklamaktadır.

Standart işletme kılavuzu

Belirli işlerin nasıl yapıldığını gösteren ödünç verme prosedürlerine sahip olmak, ön hat çalışanları için faydalıdır. Standart çalıştırma talimatları bu amaç için kullanılır ve adım adım rehberlik sağlayacak şekilde yazılmıştır. Görevler el ile yapılırsa veya belirli kriterlere göre hazırlanırsa, yeni personel yetiştirmek zor olabilir. Ancak, SOI'ler eğitim sürecini kolaylaştırır ve çalışanlara yeni görevlerin askıya alınmasında hızlı bir referans sağlar. Kredi işleme veya hesap yönetiminde eksiklikler varsa, hatanın nerede oluştuğunu değerlendirmek için SOI'lere bakmak yararlı olacaktır.