Renk Kodlu Dosyalama Sistemi ile Dosya Nasıl Yapılır

Evinizin veya iş ofisinizin düzenli kalması için renkli kodlu bir dosyalama sistemi oluşturun. Verimliliği artıran organize bir dosyalama sistemi, ihtiyaç duyduğunuzda dosyaları bulmanıza ve karmaşayı azaltmanıza yardımcı olur. İşiniz büyüdükçe, yeni bir renk getirerek yeni dosya kategorileri ekleyebilirsiniz. Dosyalarınız için bir yer belirleyerek ve etkili bir dosyalama sistemi oluşturarak, zamanınızı ve enerjinizi, sürekli dosya aramak yerine ya da ofisinizi düzene sokmak yerine işinizi oluşturmaya odaklayabilirsiniz.

1.

Dosyalamayı planladığınız belgeleri kategorilere ayırın. Örneğin, müşteri faturaları, satış makbuzları, finansal tablolar, satıcı faturaları ve vergi belgeleri için bir dosya kategorisi oluşturun. Her kategoriyi temsil edecek bir renk seçin. Her rengin temsil ettiği dosya türünü ezberleyene kadar hızlı başvuru için dosya kategorilerinin ve ilgili renklerin bir listesini yapın.

2.

Dosyalama için kullanılacak dosya dolabı tipini belirleyin. Tipik olarak, dikey dosyalama dolapları mektup boyutlu evrakları veya yaklaşık 8, 5 inç 11 inçlik belgeleri, yanal dosyalama dolapları yasal boyutlu evrakları veya yaklaşık 8, 5 inçlik 14 inçlik belgeleri barındırmaktadır. İş gereksinimlerinize en uygun kabin stilini seçin.

3.

Dosya kategorileri için belirlediğiniz renklere karşılık gelen renkli klasörler satın alın. Düz manila klasörleri kullanıyorsanız, kolay görüntüleme için klasör etiketinin kenarlarına yapışan renkli çıkartmalar veya etiketler satın alın.

4.

Belgeleri renkli klasörlere yerleştirin ve ardından klasörleri dosya dolabına yerleştirin. İhtiyaçlarınıza göre dosya kategorilerini düzenleyin. Örneğin, sıklıkla görüntülediğiniz belgeleri veya en sık eklediğiniz kategorileri dosya dolabının önüne ve arkasındaki daha az kullanılan kategorileri yerleştirin. İstemciler, hastalar ve diğerleri için ayrı dosyalar oluşturuyorsanız, dosyaları da alfabetik olarak sıralayabilirsiniz. Dosyaları alfabetik olarak yazıyorsanız, her bir harfi ayrı ayrı renk ve harflerle etiketler satın alarak veya klasöre renkli bir etiket ekleyerek ve mektubu etikete yazarak kendi rengini verin.

5.

Yeni kategorilere yeni bir renk atayarak uygun gördüğünüz gibi yeni klasör kategorileri ekleyin.

Gerekenler

• Dosya dolabı
• Renkli klasörler
• Renkli çıkartmalar veya etiketler

İpuçları

• Dosyalara daha kolay erişmek için dosya dolabında öne çıkan kırmızı, mavi ve parlak sarı gibi koyu renkler seçin.
• Dosya kategorilerini genişletmek, kategorileri kaldırmak veya kategorileri birleştirmek için her yıl dosyalama sisteminizden geçin.

Uyarı

• Ofisinizde istenmeyen karışıklık yaratmamak için yeni belgeleri mümkün olan en kısa sürede dosyalayın.