Standart İşlem Prosedürleri Kılavuzunu Nasıl Yazırım?

Bir işletme veya kuruluş, iyi yazılmış standart işlem prosedürlerinin kullanılmasıyla yeni çalışanların eğitimini daha etkili bir şekilde sağlayabilir. Eğitimin ötesinde, bir SÇP kılavuzu mevcut ekip üyelerine daha az kullanılan prosedürler için bir kaynak sağlayarak prosedürlerin doğru protokolle yapılmasını sağlayarak kalite kontrolünü sağlar. Standart bir işletim prosedürü el kitabı yazmak, herhangi bir özel süreçte yer alan adımların net bir şekilde anlaşılmasını gerektirir.

Çekirdek İşlemleri Tanımla

Şirketinizin sahip olduğu tüm temel işlemlere bakın. Hangi süreçlerin SÇP anayasasında çizileceğini ve haritalanacağını belirlemeye başlayın. Her son işlemi haritalandırmasanız da, en temel ve önemli olanları oluşturmak önemlidir. Örneğin, bir restoran belirli bir imza yemeğinin nasıl yapıldığına ilişkin temel işlemleri tanımlayabilir. Restoranın temizliği de bu kadar önemli. Çekirdek işlemleriniz için bir liste oluşturun, böylece her birini eşleştirdikten sonra SOP el kitabına entegre edebilirsiniz.

Her Süreci Eşle

Her süreç, süreci tamamlamak için gereken adımlarla tanımlanır. Bir adımı atlamak, kayıp veya gecikmiş bir sipariş veya hatalı bir nihai ürün anlamına gelebilir. Haritalama iş akışını çiziyor.

Örneğin, bir internet sorgusunun satış işlemi için bir SÇP yarattığınızı varsayalım. Öncelikle, bilgi talebinde bulunduktan sonra müşteriyle nasıl iletişime geçileceğini haritalayın: telefon görüşmesi, e-posta veya metin. Potansiyeline ilk olarak ulaşılamıyorsa, her kişiyle ilgili özel komut dosyaları ile satış ekibinizin kaç kez takipte bulunduğunu gösterin. Potansiyel müşteriye ulaşıldığı zaman için farklı bir senaryo ve potansiyel müşterinin ürününüzü veya hizmetinizi satın alıp almadığına veya beklemeye karar vermesine bağlı olarak bir dizi izlemenin haritasını çıkarın. Eşleştirildikten sonra, işlemi basit adımlarla yazın.

Kontrol Listeleri ve Formlar Yaratın

Herhangi bir işlem için ekip üyelerinin form veya kontrol listesini takip etmesi daha kolaydır. Haritalanmış sürece dayalı kapsamlı bir şablon geliştirin. Müşterinin girişinde belirli bir bilgi toplamanız gerekiyorsa, şablonun gerekli tüm bilgileri özelikle yerine getirdiğinden emin olun. Ekip üyelerinin SÇP'deki her şeyi, özellikle bir müşteri onların önünde otururken hatırladığını varsaymayın. Denetim listelerini ve formları, işlem haritanıza ve adımlarınıza bir zeyilname olarak entegre edin.

SOP Kılavuzuna Entegre Etme

Her işlemi eşledikten ve tüm destekleyici belge şablonlarını oluşturduktan sonra, bunları tam bir SOP el kitabına entegre edin. El kitabını bölümlere göre düzenleyin. Örneğin, SÇP kılavuzunda "Satışlar", "İşlemler" ve Dağıtım "bölümleri olabilir, daha sonra her bir bölüm, genel olarak her bir çekirdek işlemin genel olarak gerçekleştiği sırada, o bölümün çekirdek işlemlerine ayrılır. "Dağıtım" bölümünde, "Sipariş Alma", "Teslimat için Paketleme", "Nakliye" ve "Takip Etme" gibi birkaç temel işleminiz olabilir.

SOP kılavuzunu bir içindekiler tablosu ile düzenleyin ve her prosedürü koyu bir başlık başlığında açıkça belirtin. Ekip üyelerinin bölümlerinde ilgili SÇP'leri bulmalarına yardımcı olmak için el kitabında kolayca gezinmeleri için sekmeler bile ekleyebilirsiniz.